Caricamento automatico delle holdings elettroniche
Overview
The Upload Electronic Holding (autoholding) process is set to automate the library's procedure of receiving ongoing updates from publishers regarding the library's Electronic holdings. Il processo automatizzato si basa sui file KBART recuperati automaticamente dall'editore in Alma. The KBART file which holds the library's holdings is matched to an existing Community Zone collection (which should be activated in the institution for the automatic integration to work) and a Community Zone-activated portfolio is created/removed according to the content of the KBART file. Ex Libris sta lavorando consapevolmente con un numero sempre maggiore di editori in Ordine per aggiungerli e integrarli con Alma e automatizzare ulteriormente i processi della biblioteca. Di seguito è riportato un grafico che illustra il processo generale:
Processo di lavoro di Autoholding
Frequenza degli aggiornamenti
- Le collezioni della Community Zone (CZ) vengono aggiornate quotidianamente.
- Si consiglia di pianificare l'esecuzione dei lavori di autorizzazione su base settimanale.
- La maggior parte dei fornitori aggiorna i file di holdings istituzionali su base settimanale.
La pianificazione specifica del caricamento è determinata nel profilo d'integrazione di ciascun fornitore; sebbene possano esserci diverse opzioni di pianificazione per ogni integrazione, l'aggiornamento effettivo verrà effettuato solo quando il fornitore avrà a disposizione i file aggiornati. In cases where the scheduled job ran but there were no updates filed on the vendor's end, no updates will be done to the collection in Alma.
Set up the Job
Prima di eseguire il processo, è necessario fare quanto segue:
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Activate the relevant CZ collections (see Autoholdings Integration per Provider). Ex Libris consiglia di impostare le collezioni di autoholdings in modo che non attivino automaticamente i nuovi portafogli (non auto-attive). The activation of all relevant portfolios is done by the auto holdings job. Only use ‘Automatically activate new portfolios' when you subscribe to all content in a specific collection and want all new portfolios to be automatically activated.
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Configure an integration profile of type Upload Electronic Holdings, for the specific provider (see Autoholdings Integration per Provider). Dopo aver ottenuto il token da un fornitore, Le consigliamo di attendere una settimana prima di eseguire il processo di autoholding. This allows the provider time to generate your library's holdings file, which Alma will retrieve. Se il processo viene avviato prima che il file sia disponibile, verrà completato con errori e verrà visualizzato il messaggio: "Il file delle partecipazioni è mancante per l'ID univoco dell'istituzione.
Come il processo aggiorna la collezione
I lavori di autoholding utilizzano punti di corrispondenza specifici per abbinare il titolo KBART ai portafogli nella collezione. Questo viene fatto cercando nel campo 776 $z.
In caso di una corrispondenza multipla, il portafoglio rilevante (o entrambi) deve essere attivato manualmente. For more information, see Monitoring the Upload Electronic Holdings Job.
Alma attiverà i portfolio della Community Zone. If the matched portfolio is already activated, the job will update it with the recent coverage data from the kbart file, overriding any existing local coverage. Note that all other portfolio data (including linking, proxy, acquisitions data, etc.) remains unchanged unless the portfolio is deleted.
Tutte le holdings, inclusa la copertura locale, saranno sovrascritte dalla copertura nel file del fornitore.
Le righe PO non vengono sovrascritte dal processo di autoholdings. These portfolios are not removed even if they are missing from the KBART file; instead, they are reported as Skipped Deletes in the job report (see Monitoring the Upload Electronic Holdings Job).
Autoholdings Integration per Provider
La frequenza di caricamento si applica all'aggiornamento delle partecipazioni istituzionali sulla piattaforma di ciascun fornitore. Many providers update the institutional holding files on a weekly basis. For more details, see Frequency of Updates.
| Fornitore | Upload Frequency * | See More |
|---|---|---|
| Oxford University Press | Settimanale |
Upload Electronic Holdings from Oxford University Press La Community Zone mette a disposizione la seguente collezione elettronica di Oxford University Press:
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| Springer | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Springer
La Community Zone offre la seguente collezione elettronica di Springer:
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| Sage | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Sage
La Community Zone offre la seguente collezione elettronica di Sage:
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| ELSEVIER | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Elsevier
The Community Zone consolidates Elsevier's Community Zone collections into the following "Complete" collections:
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| ProQuest Ebook Central | Quotidiano | Upload Electronic Holdings from ProQuest Ebook Central for Subscriptions/Owned/DDA The Community Zone provides the following ProQuest Ebook Central electronic collection:
ProQuest Ebook Central Upload Electronic Holdings integration handles the following ProQuest Ebook Central titles:
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| OVID | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Ovid
La Community Zone fornisce la seguente collezione elettronica Ovid:
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| Wiley | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Wiley
Il caricamento automatico delle holdings elettroniche consente ora alla biblioteca di aggiornare le proprie holdings all'interno delle offerte di riviste e libri di Wiley in un unico processo automatizzato. Una volta abilitato, il processo scarica automaticamente un file di holdings formattato KBART dalla piattaforma Wiley, carica il file e aggiorna i tuoi holdings nelle collezioni Wiley. For this purpose, the following dedicated collections were added to the Community Zone, these collections reflect all books and journals available from Wiley:
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| Taylor and Francis | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Taylor and Francis
Il caricamento automatico delle holdings elettroniche consente alla biblioteca di aggiornare le proprie holdings all'interno della collezione libraria di Taylor and Francis e della Rivista. Once enabled, the process automatically downloads a KBART formatted holdings file from the Taylor &Francis platform, uploads the file, and updates your holdings in the Taylor and Francis collection. Questa integrazione salva l'Utente dalla necessità di aggiornare manualmente i portafogli che sono stati aggiornati sul lato di Taylor & Francis. La Community Zone fornisce la seguente collezione elettronica di Taylor and Francis:
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| Project MUSE | Settimanale | Upload Electronic Holdings from Project MUSE
ID delle collezioni pertinenti al Project MUSE:
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| JSTOR | Quotidiano
Running this job "Daily" is more resource-intensive. Ex Libris non bloccherà questa opzione se scelta. |
Upload Electronic Holdings from JSTOR
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| Preseleziona | Settimanale |
Upload Electronic Holdings from Preselect La Community Zone fornisce la seguente collezione elettronica Preselect:
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Monitoring the Upload Electronic Holdings Job
Il report di caricamento dei titoli elettronici include informazioni generali, come il numero di Titoli appena attivati e il numero di Titoli eliminati (portafogli). Inoltre (per tutti i fornitori ad eccezione di EBC) esso include:
- A link to an Excel file listing all titles in the vendor's file for the specific institution and their processing status.
- Un collegamento alla pagina Gestisci Archivio Eliminato per visualizzare le informazioni sui BIB e sui portafogli eliminati. For more information on the Manage Deleted Repository page, see Restoring Deleted Records.La pagina Gestisci Archivio Eliminato è in modalità di sola visualizzazione per tutti gli Utenti, ad eccezione degli Utenti con il Ruolo "REPOSITORY_MANAGER". I gestori degli archivi possono eseguire l'azione "Ripristina". Restored items are removed from the deleted holdings list.
- CONTATORE per il numero di corrispondenze multiple e di errori MMS mancanti (Nessun MMS trovato).
I portafogli con linee PO non vengono eliminati in nessuno dei lavori di caricamento delle partecipazioni elettroniche. They appear under Skipped Deletes in the report.
Report di lavoro - Lavoro nel settore delle partecipazioni elettronicheIn caso di errori di corrispondenza (multimatch o nessun MMS), si consiglia di scaricare il file e di revisionarlo.
If the Upload Electronic Holdings job returns a "Completed with failures" message, the job is aborted, and no records are processed. The data is processed the next time the job runs, and the records are processed successfully.
Excel File Structure
The file includes bibliographic information on the title – in Title,ISBN/ISSN columns. In addition, the file includes 2 important columns for each title:
- Azione – cosa è successo al Titolo in Alma
- Errori/Avvertenze – se c'era un fascicolo con il Titolo
Ad esempio:
Nella maggior parte dei casi, la colonna Errori/Avvisi è vuota e la colonna azione corrispondente è Collegare risorsa in IZ e attivare o Aggiorna portafoglio. Ciò significa che il Titolo è stato trovato e che il portafoglio è stato attivato correttamente oppure che il portafoglio esistente è stato aggiornato correttamente. Se è presente un fascicolo con il titolo specifico, appare nella colonna Errori/Avvisi.
Due scenari richiedono attenzione:
- Corrispondenze multiple – il lavoro di autoholdings si basa su ISBN/ISSN per la maggior parte dei fornitori. Se più portafogli nella collezione CZ pertinente hanno lo stesso ISBN/ISSN, viene trovata una corrispondenza multipla e il processo non attiva automaticamente il portafoglio poiché non sa quale attivare. In questo caso, dovrebbe andare direttamente alla raccolta Community Zone e attivare manualmente il portafoglio pertinente. Questa è un'azione Singolo. The next run of the job does not deactivate the portfolio that you activated manually as its ISSN/ISBN exists in the input file.
- No MMS found – no match was found in the relevant Community Zone collection. This might happen for new titles that are already in the specific institution's file but were not yet loaded to the Community Zone. In questo caso, la raccomandazione è di attendere l'esecuzione del processo successivo. If, after a week, the title is still not in the Community Zone, please open a support case.
