Approvazione delle fatture

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This page describes how to approve invoices in Alma, including how to access the Waiting for Approval Invoices page and approve invoices to proceed to the payment stage, or mark them as Need Additional Review to return them to e review stage of the workflow. Descrive inoltre le azioni che possono essere eseguite in questa pagina, come modificare o rilasciare una Fattura Incarico, eliminare una Fattura o riportare la Fattura alla fase di revisione.

Per approvare la Fattura, è necessario avere il seguente Ruolo:
  • Gestore fatture
Può approvare solo la Fattura associata all'ambito assegnato al Suo Ruolo. Può eliminare una Fattura solo se Le è stato assegnato il Ruolo Esteso Fattura operatore.

Se le regole di approvazione preconfigurate da un amministratore determinano che in determinate circostanze è necessaria l'approvazione manuale della Fattura, la Fattura viene inviata per approvazione manuale quando i criteri specificati sono soddisfatti. This approval set is skipped if an invoice approval rule indicates to do so; see Configuring Invoice Approval Rules.

For an overview of the end to end invoice workflow with links to relevant sections for details see Invoicing Workflow.

Invoices are approved on the Waiting for Approval Invoices page (Acquisitions > Receiving and Invoicing > Approve). You can also view this page starting on a specific tab by selecting one of the following tasks in the Tasks List in the persistent menu (see Tasks in the Task List):

  • Fatture - approvazione - assegnate a te
  • Fatture - approvazione - senza assegnazione

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Pagina fattura in attesa di approvazione
Per approvare manualmente la fattura:
  1. Nella pagina Fattura in attesa di approvazione, individua la Fattura che desidera approvare.
  2. Select Actions > Edit for the invoice you want to approve. Viene visualizzata la pagina Dettagli Fattura.
  3. Modificare le informazioni in ogni tab come richiesto. For information on the fields in each of these tabs, see Creating an Invoice From a PO or Manually.
  4. Selezionare una delle seguenti:
    • Approva – La fattura è in attesa di essere pagata e procede alla fase di pagamento del flusso. For details, see Invoicing Workflow.
    • Necessita di ulteriore revisione – Se la fattura necessita di ulteriore revisione, viene riportata alla fase di revisione del flusso. Quando seleziona questa opzione, appare una finestra di dialogo che consente di selezionare un motivo per l'azione. To configure the reasons, see Configuring Invoice Disapproval Reasons. See Sending Invoices Back to Review.

You can also perform invoice management tasks on the Waiting for Approval Invoices page (Acquisitions > Receiving and Invoicing > Approve), as described in the referenced procedures:

  • Modifica una Fattura Incarico - Seleziona Assegna a nella lista delle azioni di riga per una Fattura. Si apre la finestra di dialogo di riassegnazione. See Assigned to Me, Unassigned, Assigned to Others Tabs.
  • Release an invoice assignment - Select Release assignment in the row actions list for an invoice. La Fattura è non assegnata e viene spostata nella Non assegnata tab.
  • Eliminare una fattura - Selezionare Elimina nelle azioni di riga della lista per una fattura e selezionare Conferma nella finestra di dialogo di conferma. Le Spese associate vengono eliminate e gli Impegni per gli Ordini di Acquisto correlati vengono ricalcolati.
  • Set invoices back to the Review stage (see Sending Invoices Back to Review)
  • Può eliminare una Fattura solo se Le è stato assegnato il Ruolo Esteso Fattura operatore.
  • Se la Sua istituzione non applica regole di approvazione, quando un Utente con un Ruolo diverso da Fattura Manager seleziona Salva e continua su una Fattura in revisione, lo stato di approvazione è impostato su Non richiesto e il campo Approvato da è vuoto.