Introduzione alle acquisizioni

Acquisitions is the process by which an institution acquires new items or services. "New" means either copies of items that already exist in the inventory, new items without holdings that are defined in the Institution, Community, or Network Zones, or extensions or additions to existing services (such as additional users for an electronic resource). Alma offre un processo guidato passo dopo passo che accompagna tutte le fasi delle acquisizioni. Alma gestisce diversi tipi di acquisizioni — fisiche, elettroniche e digitali — incluse le forniture continuative, gli abbonamenti a periodici e i rinnovi.

Dopo aver definito i fornitori e i relativi parametri, come le modalità di comunicazione, i flussi di lavoro per le acquisizioni comprendono l’acquisto, la fatturazione e la gestione delle prove gratuite. Alma può essere configurata per gestire diverse tipologie di pagamenti e procedure particolari, come l’applicazione di imposte aggiuntive, i resi, i pagamenti frazionati delle fatture e altre casistiche specifiche.

Alma does not support any monetary amount lower than 0.01 (such as three digits after the decimal point). Questo vale per tutti i prezzi nelle entità Alma.

For more information, watch the Acquisitions Overview(3:49 min)

Acquisizioni include i seguenti flussi di lavoro/sezioni:

Prima di iniziare a lavorare con i flussi di lavoro delle acquisizioni, assicurati che il responsabile acquisti abbia configurato correttamente l’infrastruttura delle acquisizioni. For details, see Acquisitions Infrastructure.

Acquisitions Infrastructure– Before purchasing anything, you must ensure that your acquisitions infrastructure is configured. Aggiungi tutti i fornitori e i relativi account fornitore, inserisci le informazioni sui fondi e sui registri, e registra i dettagli relativi alle licenze e agli emendamenti alle licenze. Quando necessario, puoi eseguire trasferimenti di allocazione dei Fondi (spostare denaro tra Fondi nello stesso Periodo fiscale). Una volta completata la configurazione dell’infrastruttura, potrai svolgere attività di Acquisizioni più avanzate, come: visualizzare i report sui tassi di cambio,eseguire il rollover dei registri e delle linee d’ordine (POL) da un periodo fiscale all’altro,gestire le Patron Driven Acquisition (PDA). For a list of links to relevant pages see Infrastruttura acquisizioni e strumenti avanzati.
Purchasing– Handle purchase order (PO) lines from the point of their creation to the point at which they await activation or receipt. Gli acquisti possono riguardare materiale fisico o elettronico. Gli acquisti possono essere per singolo ricevimento, o abbonamenti continuativi per pubblicazioni seriali, oppure ordini permanenti per nuove monografie di determinati autori (ad esempio). Le copie ricevute possono essere pronte per lo scaffale (già dotate di codici a barre) e/o richiedere un'elaborazione aggiuntiva (come l'invio al Servizio corretto, la catalogazione della copia o la notifica agli utenti che li stanno aspettando). For a detailed explanation of the purchasing workflow, see Purchasing Workflow.
Invoicing– Handle invoices from the point of their creation to the point at which the invoices are closed. Durante l’elaborazione, le fatture vengono analizzate per verificare se necessitano di particolare attenzione. Se necessario, possono essere esportate per essere gestite tramite un sistema ERP. For a detailed explanation of the invoicing workflow, see Invoicing Workflow.
Renewals– Mark PO lines for renewals of subscriptions for both electronic and physical material, such as magazines, journals, or periodicals, during their creation to the point at which the materials are renewed. For a detailed explanation of the renewal workflow, see Renewal Workflow.
Deferring PO Lines– Handle PO lines from the time they are deferred to the point at which they are either reactivated or canceled. For a detailed explanation of the deferring PO line workflow, see Deferring PO Line Workflow.
Evaluations– Handle PO lines from the point of their creation for the evaluation (trial) to the point at which a decision is made whether or not to purchase the electronic materials. Le valutazioni si riferiscono a quando un fornitore offre nuovo materiale elettronico per la valutazione o quando un membro dell'istituzione riceve una richiesta di valutazione del materiale elettronico. For a detailed explanation of the evaluations workflow, see Evaluation Workflow.
Import Processing– You can monitor and resolve issues with jobs that import records of newly acquired material. For more information, see Import Processing.
Set e processi delle linee PO – Per modificare globalmente più linee PO, è necessario prima cercare le linee PO, creare un set di linee PO e quindi eseguire i processi su questi set. For a detailed explanation, see Searching for PO Lines , Managing Jobs and Sets , and Running Manual Jobs on Defined Sets .
Configuring Acquisitions– As an administrator, you must configure the parameters for all of the acquisitions activities. For a detailed explanation, see Configuring Acquisitions.