Sistema contabile

Per configurare un profilo d'integrazione del tesoriere, è necessario disporre del seguente Ruolo:

Amministratore di Sistema Generale

As part of a library's processes, patrons can be charged with various fines and fees, such as signing up for a course, extra education services, and so forth. Ad esempio, se un utente restituisce una Monografia presa in prestito dopo la data di scadenza, gli viene addebitato un costo per ogni giorno successivo alla data di scadenza. For details, see Managing User Fines and Fees and Configuring Fines/Fees Behavior.

Molte istituzioni gestiscono le spese relative agli utenti in un Sistema contabile dedicato. This can be the institution's ERP system or a system that is in charge of patron-related finance. Può esportare le informazioni sulle multe e sulle tariffe da Alma al Suo sistema contabile come file XML. Alma generates unique IDs for every exported transaction in order to match it up when the transaction is later re-imported (for more information, see Configuring Bursar Transaction IDs). Alma esporterà anche un ID creato internamente, che l'istituzione non può configurare. Questo ID può essere utilizzato anche al momento dell'importazione per abbinare le transazioni.

After creating and scheduling the bursar integration profile, the Export to Bursar Using Profile <profile name> job is scheduled. Lo stato delle multe e delle tasse di esportazione è impostato su Chiuso. Once the exported fines and fees are handled in the bursar system, they can be re-imported into Alma using the Import from Bursar using Profile <integration profile name> Fines and Fees job. In that case the status for exported fines and fees is set to Transferred

Ad esempio: se Alma o un bibliotecario aggiunge una multa a un utente (ad esempio, 10 $ per una copia smarrita), la multa appare come un valore positivo in Alma. Quando il profilo d'integrazione viene eseguito, il saldo dovuto per l'utente si riduce a 0, poiché Alma trasferisce la responsabilità della gestione e della riscossione della multa al Sistema contabile. Se successivamente l'utente ha una multa negativa (ad esempio, -10 $ dopo che l'utente ha trovato e la restituzione di una copia smarrita), in Alma appare un valore negativo. Ancora una volta, questo valore viene ridotto a 0 quando viene eseguito il profilo d'integrazione.

Una volta che una multa/tassa è stata esportata, è considerata attiva se la sezione Importazione è stata attivata nel profilo d'integrazione. Pertanto, l'utente non può essere eliminato fino a quando il pagamento non viene ricevuto dall'economo. Ciò si applica alle eliminazioni manuali, al processo Elimina record utente e al processo Annullare le multe in blocco. Non sarà possibile eliminare un Utente che ha esportato multe/tariffe. Se il parametro allow_activity_on_transferred_finesfees è impostato su false e l'Utente ha multe/commissioni per l'esportazione, anche le commissioni non saranno annullate. Inoltre, entrambi i lavori includono le multe/spese di esportazione nel calcolo della soglia di rinuncia. The fees will be closed when the Import process receives an input about the fines having been paid at the bursar, or if the allow_activity_on_transferred_finesfees parameter is set to true and the fines have been paid at the circulation desk.

Se la sezione Importazione non è stata attivata, le multe/commissioni esportate saranno considerate chiuse e gestite come le multe/commissioni pagate.

For details, see https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/bursar

Alma esporta multe e commissioni anche per gli Utenti scaduti.

Per configurare un tipo di profilo di integrazione tesoriere:

Ensure that you have set up an FTP connection (see Configuring S/FTP Connections) for this service to use.
On the Integration Profile List page (Configuration Menu > General > External Systems > Integration Profiles), select Add External System. La prima pagina della procedura guidata del profilo di integrazione viene visualizzata.
Inserisci un codice e un nome per il profilo che stai definendo.
Per Tipo di integrazione, selezionare Responsabile delle tasse universitarie.
Per il tipo di connessione S/FTP, selezioni la connessione FTP.
Selezionare il tipo di sistema in Sistema. Se seleziona Altro, può facoltativamente inserire ulteriori dettagli sul sistema in Descrizione Sistema.
Facoltativamente, inserisci una descrizione dell'integrazione che stai configurando.
Quando ha finito, selezioni Avanti. La seconda pagina della procedura guidata appare.

Inserisci le seguenti informazioni.

Campi del profilo d'integrazione del tesoriere
Sezione	Campo	Descrizione
Esporta	Attivo (obbligatorio)	È possibile pianificare solo i profili attivi.
	Tempo rimanente prima dell'esportazione (giorni)	Il numero di giorni che si desidera che Alma attenda prima di esportare le multe e commissioni al Sistema contabile. Questo è un campo obbligatorio.
	Importo minimo per utente	The minimum amount of debt that a user must reach before the user's fines and fees are exported (to be used in order to avoid exporting many small charges). In calculating the user's balance for this purpose, Alma first considers all other parameters defined in the profile (fine and fee age, owner, and type). Se l'importo totale delle multe e commissioni esportabili è inferiore all'importo minimo, le multe e commissioni non vengono esportate. Per includere i crediti, inserisci 0 in questo campo o lascia il campo vuoto. I punti decimali non devono essere inseriti in questo campo.
	Tipo di identificativo utente	Il tipo di identificazione utilizzato per associare gli utenti quando un file contiene un ID utente. Seleziona una delle opzioni predefinite da un amministratore. See Viewing Additional User Identifier Types.
	Gruppi utenti	I gruppi di Utente di cui vengono esportate le informazioni relative a multe e commissioni. Se questo campo viene lasciato vuoto, Alma esporta le informazioni relative alle multe e alle commissioni per tutti i gruppi di Utente.
	Tipi di Multa/Tariffa da esportare	I tipi di multe/tariffe da esportare. Quando si inserisce questo campo, vengono esportate solo le multe/tariffe dei tipi specificati. Se questo campo viene lasciato vuoto, Alma esporta le informazioni relative a multe e commissioni indipendentemente dal tipo.
	Multa/commissione istituzionale	Se le multe e commissioni dell'istituzione vengono esportate al Sistema contabile.
	Multa/tariffa della biblioteca	Le multe e le tariffe dei clienti sono esportate per le copie possedute dalla biblioteca selezionata al momento in cui la multa o la tariffa viene creata. Se questo campo viene lasciato vuoto, Alma non esporta alcuna informazione sulle multe/tariffe della biblioteca. Si noti che se la sanzione/tassa istituzionale è impostata su No, deve essere selezionata almeno una biblioteca; se non è selezionata alcuna biblioteca, la sanzione/tassa istituzionale deve essere impostata su Sì.
	Percorso del file di output	Una sottodirectory del percorso specificato durante la creazione della connessione S/FTP. Ad esempio, se hai specificato Alma nel campo Sottodirectory durante la configurazione della connessione S/FTP e inserisci bursar nel campo Percorso file di output, le informazioni su multa/tariffa vengono esportate nella directory Alma/bursar (nella directory FTP principale).
	Programma	Un'opzione di programmazione. Gli orari sono preconfigurati da Ex Libris per le opzioni di esecuzione giornaliera, settimanale e mensile.
Importazione	Attivo (obbligatorio)	È possibile pianificare solo i profili attivi.
	Percorso del file di input	Una sottodirectory del percorso specificato durante la creazione della connessione S/FTP. Ad esempio, se ha specificato Alma nel campo Sottodirectory durante la configurazione della connessione S/FTP e inserisce bursar nel campo Importazione file percorso, le informazioni su multe/tariffe vengono importate dalla directory Alma/bursar (nella directory FTP principale).
	Programma	Un'opzione di programmazione. Gli orari sono preconfigurati da Ex Libris per le opzioni di esecuzione giornaliera, settimanale e mensile.

Seleziona Salva. Il profilo è stato salvato.

Per eseguire e monitorare manualmente i processi di esportazione o importazione del sistema di tesoreria:

Nella pagina profilo d'integrazione Lista, selezioni Modifica nella riga azioni Lista per il profilo dell'economo che hai definito e selezioni la scheda tabAzioni. Assicurarsi che il pulsante di opzione Attivo sia selezionato per la sezione e selezionare Esegui nella parte inferiore della sezione corrispondente.

Il processo viene eseguito non appena il sistema può accoglierlo. Se le notifiche email sono abilitate in Alma, riceverai una notifica via email.

Per visualizzare lo stato del processo, il numero di file elaborati e altri dati, selezionare Job storico nella lista delle azioni di riga per il profilo nella pagina profilo d'integrazione Lista.

Lo stato Completato con successo non significa che i record siano stati importati o esportati correttamente. Significa invece che il processo è stato completato senza errori.