Acquisto del flusso

Questa pagina descrive il flusso complessivo degli acquisti, inclusi i passaggi necessari per creare i diversi tipi di ordine di acquisto (fisico/elettronico/digitale).

For a list of links to pages with instructions for purchasing in Alma including creating PO lines, renewals, working with vendors, etc., see Purchasing.

For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Invoicing, Renewals, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Spiegazione generale del flusso di lavoro di acquisto

Di seguito è riportata un'illustrazione del flusso di acquisto che specifica il modo in cui una Linea d'ordine (PO line) viene gestita dalla sua creazione fino all'attesa dell'Attivazione o della ricezione. This workflow does not cover patron-driven acquisitions and it does not cover the Rialto purchasing workflows. For Rialto purchasing workflows, see Rialto End-to-End Order Lifecycle.

For more information, watch Purchasing Overview. (4:06 minuti)

For an explanation of the physical, electronic and digital purchase types and PO line types that can be created, and the ramifications of the purchase type and PO line type on both the purchasing workflow and resulting inventory, see Explanation of Purchase Types Workflow and Inventory, below. For information on determining which workflow to follow when acquiring electronic resources, see Electronic Resources – Scenarios and Workflows.

Acquisto di Workflow_New.

Acquisto di flusso

Di seguito è riportata una descrizione dettagliata dei passaggi all'interno di questo flusso di lavoro (con i numeri corrispondenti ai numeri nel diagramma):

Una linea d'Ordine entra in Alma, in genere attraverso uno dei seguenti:
- Automaticamente tramite un'Importazione dati Ordine incorporata (EOD)
- API in tempo reale tramite un fornitore di servizi di biblioteca (LSP)
- Manually as a result of the creation of a PO line, including from purchase requests (see Working with Purchase Requests) For information on the three order types (electronic/physical/digital) and how to create them, see the Required Steps to Create an Order section below. For information on other purchase types such as legal deposits and patron driven acquisitions see Creating PO Lines.
Alma normalizza, convalida ed elabora la riga PO per determinare se ci sono elementi che richiedono un'attenzione particolare. This process is based on the review rules pre-configured by an administrator (see Configuring Purchase Review Rules).
If there are data issues (including invalid or missing information) or alerts that require attention, Alma sends the PO line for review (see Reviewing PO Lines).
Manually created PO lines skip the review process if you select Order Now or Save and Continue. If you do not select these options (for example, if you only select Save), then the manually created PO line remains In Review.
La linea PO è inclusa in un ordine di acquisto (PO). The purchasing configuration, configured in the PO line's Information section (see Manually Creating a PO Line), determines if the packaging is automatic or manual.
If, during the packaging process (manual or automatic), any of the mandatory fields (required in this step) are incomplete, the PO is sent back for review (see Reviewing Purchase Orders). Dopo aver revisionato il PO e inserito le informazioni mancanti, il PO procede alla sua approvazione e viene inviato al fornitore.
- Automatic – PO lines are automatically packaged according to the rules in a PO (see Packaging PO Lines into a PO).
- Manual – The PO line is packaged manually (see Packaging PO Lines into a PO). When the person performing the manual packaging selects Create New PO Package in the Actions menu of the PO Lines task list, the PO line is packaged into a PO.
L'ordine di acquisto procede all'approvazione ERP se necessario, e poi Alma verifica se implementare l'approvazione automatica o manuale come descritto nel passaggio successivo.
Alma decide se l'approvazione e l'invio siano automatici o manuali, a seconda della configurazione di acquisto (configurata da Ex Libris).
L'ordine di acquisto è soggetto ad approvazione, sia che sia stato creato manualmente o tramite EOD, sia che sia configurato con creazione del pacchetto manuale o automatica. Tuttavia, se l'Utente seleziona Ordina ora per una riga PO, l'ordine viene approvato automaticamente, indipendentemente dalla configurazione di acquisto.
- Automatico – L'ordine di acquisto viene approvato automaticamente e inviato al fornitore.
- Manuale – L'ordine di acquisto deve essere approvato manualmente prima di essere inviato al fornitore. For information, see Approving and Sending POs. Quando la persona che esegue l'approvazione manuale seleziona Approva e Invia nella pagina Approva Ordine di Acquisto, l'ordine di acquisto approvato viene inviato al fornitore.
The PO line proceeds to the final stage of the purchasing workflow, where it is checked to verify whether it is for electronic, physical, or digital material.
- Electronic – The PO line proceeds to the activation stage (see Activating Electronic Resources and the Activation Task List).
- Physical— The PO line proceeds to the receiving stage, where it is handled according to its type, as described in Receiving Material. Post-receiving processing may also be performed after the material is received (see Post-Receiving Processing).
- Digital— The PO line does not have an activation or receiving process. Le fasi finali dipendono dal fatto che si tratti di una linea PO singola o continua:
  - One-Time – The PO line closes when the representation(s) have been uploaded and Save and Continue is selected.
  - Continuous – After a representation is uploaded, and Save and Continue is selected, the PO line is marked either as Recurring Renewal or Waiting for Manual Renewal, depending on whether it is configured for manual or automatic renewal (see Manually Creating a PO Line). Si chiude quando viene chiuso manualmente, perché è arrivata la data di scadenza dell'abbonamento o perché viene chiuso dal processo Modifica stato riga ordine di acquisto.

Elenco di controllo dei passaggi necessari per creare un Ordine

Esistono tre metodi principali per creare un Ordine:

Manually - For details see Manually Creating a PO Line. (For creating a service subscription PO line without inventory, see Creating Service Subscription PO Lines Without Inventory.)
EOD - For details see Importing Records Using an Import Profile.
Real-Time - For real-time ordering via API (through library service provider) see Real-Time Ordering.

The above three methods can create an order for both physical and electronic resource material types. For digital resource material types, the manual and API methods are supported. Di seguito è riportato l'elenco dei passaggi necessari per creare un Ordine per ciascun tipo di materiale:

For electronic orders originating from OASIS it is recommended to use the API approach for complete descriptive information and access information.

For the full list of the ways to create a PO line including legal deposits, purchase requests and patron driven acquisitions (PDA) see Creating PO Lines.

Metodi di ordine delle risorse fisiche

Fisico – Ordine manuale

Azione di configurazione	Descrizione
Per l'ordinazione manuale non è richiesta alcuna configurazione speciale.

Fisico – EOD (Dati di Ordine Incorporati)

Azione di configurazione	Descrizione
Configura il templatedi metadati default	Ensure that a default metadata template is configured (see Working with Record Templates). Open Metadata Editor > Template. Scegli il template che desidera definire come default. Select Properties. Seleziona come default.
Impostazioni del fornitore	Assicurarsi che il Fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per i PO. Other EDI messages (e.g. for invoices) can be sent if this is your workflow.Read more about vendor EDI
Fornisca al Fornitore le informazioni pertinenti all'ordine	The following parameters must be provided in order for the vendor to create an order: Codice/i della biblioteca proprietaria – La biblioteca a cui è assegnata la riga PO creata. È necessario fornire al Fornitore una Lista dei possibili codici di proprietà della biblioteca. L'implementazione sul lato Fornitore potrebbe consistere nel fornire un menu a discesa nel modulo d'ordine per scegliere la biblioteca proprietaria pertinente. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore deve essere connesso all'account pertinente. The vendor can use the Retrieve libraries API in order to get full list of libraries, or the Get library API in order to check a code of a library. Codici di localizzazione di biblioteca – La localizzazione di biblioteca in cui verranno create le copie correlate. Rilevante solo per il materiale fisico. The vendor can use theRetrieve locations API in order to get the list of locations. Codice Fondo(i) – Il Fondo da cui viene generato il Pagamento. The vendor can use the Retrieve funds API.
Create a New Order import profile or copy an existing profile	Go to Acquisitions > Manage import profiles. Ensure that the Vendor reference number information received from the EDI invoice is mapped to Alma. See Managing Import Profiles.
Ensure that you have the correct Submission Format option selected
Configure an Update inventory import profile	Go to Acquisitions > Manage import profiles. When the invoice is received for order created with EOD, the vendor places a full MARC record file on the FTP server. Alma importa il record completo in formato MARC, utilizza l'aggiornamento del catalogo profilo di importazione per abbinare quel record alla riga PO e sovrappone la registrazione breve. A match is done either by PO line number or by vendor reference number.

Fisico – API

Azione di configurazione	Descrizione
Configura il template di metadati default.	Ensure that a default metadata template is configured (see Working with Record Templates). Go to Metadata Editor > template. Scegli il template da definire come default. Selezionare Proprietà. Seleziona come default.
Send vendor the API key (see REST PO Line).	Una chiave API deve essere generata dall'istituzione e fornita al fornitore. A ciascun Fornitore deve essere fornita una chiave API univoca e separata. In questo modo, nel caso in cui l'istituzione desideri interrompere la collaborazione con un determinato fornitore, quella specifica chiave API può essere disabilitata tramite la rete dello sviluppatore. Se diversi Fornitori fanno parte dell'ordinazione in tempo reale, fornisca a ciascun Fornitore una chiave API univoca e separata. Login to the Developers Network using the institution account. Define an application with the name,Integration with vendor. Aggiungere l'API Acquisition all'applicazione, con autorizzazioni di lettura/scrittura . Add Configuration API to the application, with read only permissions. Può definire l'API con la Sua sandbox o con gli ambienti di produzione. Copia la chiave API dell'applicazione. Questa è la chiave API che verrà utilizzata come parte delle chiamate API Fornitore in Ordine per identificare la Sua istituzione. We recommend defining an API restriction profile. For more information, see Working with API restriction profiles.
Fornisca al Fornitore le informazioni pertinenti all'ordine.	Per creare un Ordine, il Fornitore deve specificare i seguenti parametri nell'Ordine: Vendor code and Vendor account code – These refer to the vendor record in Alma. La riga PO creata sarà correlata a quel fornitore e all'account del fornitore. Deve assicurarsi che questo Fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per gli ordini di acquisto. Altro messaggio EDI (e.g). per Fattura) può essere inviato se questo è il Suo flusso. Codice/i della biblioteca proprietaria – la biblioteca a cui è assegnata la riga PO creata. È necessario fornire al Fornitore una Lista dei possibili codici di proprietà della biblioteca. L'implementazione sul lato Fornitore potrebbe includere la fornitura di un menu a discesa nel modulo d'ordine per scegliere la biblioteca proprietaria pertinente. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore deve essere connesso all'account pertinente. The vendor can use the Retrieve libraries API in order to get full list of libraries, or the Get library API in order to check a code of a specific library. Location code(s) – The location created for the related item(s). Rilevante solo per il materiale fisico. The vendor can use theRetrieve locations APIto get the list of locations. Codice Fondo(i) – Il Fondo da cui viene generato il Pagamento. The vendor can use the Retrieve funds API. For more information, see Real Time Acquisitions Setup for Institutions.
Create New order integration profile.	Il nuovo profilo di integrazione dell'API Ordine determina le regole di corrispondenza che si desidera applicare. For more information, see How the bibliographic record is determined. Validations for fund related issues can also be configured as documented here(docx).
Configure an Update inventory import profile.	Quando si crea un Ordine in Alma tramite API per materiali fisici/elettronici, viene creata in Alma una registrazione breve contenente i campi di base del Record creato in formato MARC. An update inventory import profile is used to find the brief record (using the purchase order line number or the vendor reference number), and overlay it with the full MARC information. See Overlaying a Brief Record.

Metodi di ordine delle risorse elettroniche

Ordine elettronico – ordine manuale

Azione di configurazione	Descrizione
Non è necessaria alcuna configurazione speciale per l'ordinazione manuale

Elettronico –EOD (dati ordine incorporati)

Azione di configurazione	Descrizione
Configura il templatedi metadati default	Ensure that a default metadata template is configured (see Working with Record Templates). Go to Metadata Editor > template. Scegli il template che desidera definire come default. Select Properties. Seleziona come default.
Impostazioni del fornitore	Verificare che il Fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per i PO. Other EDI messages (e.g. for invoices) can be sent if this is your workflow.Read more about vendor EDI
Fornisca al Fornitore le informazioni pertinenti all'ordine	The following parameters must be provided in order for the vendor to create an order: Codice/i della biblioteca proprietaria – La biblioteca a cui è assegnata la riga PO creata. È necessario fornire al Fornitore una Lista dei possibili codici di proprietà della biblioteca. L'implementazione sul lato Fornitore potrebbe includere la fornitura di un menu a discesa nel modulo d'ordine per scegliere la biblioteca proprietaria pertinente. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore deve essere connesso all'account pertinente. The vendor can use the Retrieve libraries API in order to get full list of libraries, or the Get library API in order to check a code of a specific library. Location code(s) – The location that is created for the related item(s). Rilevante solo per il materiale fisico. The vendor can use the Retrieve locations API in order to get the list of locations. Codice Fondo(i) – Il Fondo da cui viene generato il Pagamento. The vendor can use the Retrieve funds API. For more information, see Real Time Acquisitions Setup for Institutions.
Create a new order import profile or copy an existing profile	Go to Acquisitions > Manage import profiles. Ensure that the Vendor reference number information received from the EDI invoice is mapped to Alma. See Managing Import Profiles.
Ensure that you have the correct Submission Format option selected
Configure an Update inventory import profile	Go to Acquisitions > Manage import profiles. When the invoice is received for order created with EOD, the vendor places a full MARC records file on the FTP server. Alma importa il record completo in formato MARC, utilizza l'aggiornamento del catalogo profilo di importazione per abbinare quel record alla riga PO e sovrappone la registrazione breve. A match is done either by PO line number or by vendor reference number.

Elettronico – API

Azione di configurazione	Descrizione
Configura il templatedi metadati default	Ensure that a default metadata template is configured (see Working with Record Templates). Go to Metadata Editor > template. Scegli il template da definire come default. Selezionare Proprietà. Seleziona come default.
Send vendor the API key	Una chiave API deve essere generata dall'istituzione e fornita al fornitore. A ciascun Fornitore deve essere fornita una chiave API univoca e separata. In questo modo, nel caso in cui l'istituzione desideri interrompere la collaborazione con un determinato fornitore, quella specifica chiave API può essere disabilitata tramite la rete dello sviluppatore. Se diversi Fornitori fanno parte dell'ordinazione in tempo reale, fornisca a ciascun Fornitore una chiave API univoca e separata. Login to the Developers Network using the institution account. Define an application with the name,Integration with vendor. Aggiungere l'API Acquisition all'applicazione, con autorizzazioni di lettura/scrittura . Add Configuration API to the application, with read only permissions. Può definire l'API con la Sua sandbox o con gli ambienti di produzione. Copia la chiave API dell'applicazione. Questa è la chiave API che verrà utilizzata come parte delle chiamate API Fornitore in Ordine per identificare la Sua istituzione. We recommend defining an API restriction profile. For more information, see Working with API restriction profiles.
Fornisca al Fornitore le informazioni pertinenti all'ordine	The following parameters must be provided in order for the vendor to create an order: Vendor code and Vendor account code – These refer to the vendor record in Alma. La riga PO creata sarà correlata a quel fornitore e all'account del fornitore. Deve assicurarsi che questo Fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per gli ordini di acquisto. Altro messaggio EDI (e.g). per Fattura) può essere inviato se questo è il Suo flusso. Codice/i della biblioteca proprietaria – la biblioteca a cui è assegnata la riga PO creata. È necessario fornire al Fornitore una Lista dei possibili codici di proprietà della biblioteca. L'implementazione sul lato Fornitore potrebbe includere la fornitura di un menu a discesa nel modulo d'ordine per scegliere la biblioteca proprietaria pertinente. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore deve essere connesso all'account pertinente. The vendor can use the Retrieve libraries API in order to get full list of libraries, or the Get library API in order to check a code of specific library. Location code(s) – The location that is created for the related item(s). Rilevante solo per il materiale fisico. The vendor can use the Retrieve locations API in order to get the list of locations. Codice Fondo(i) – Il Fondo da cui viene generato il Pagamento. The vendor can use the Retrieve funds API. For more information, see Real Time Acquisitions Setup for Institutions.
Create New order integration profile	Il nuovo profilo d'integrazione dell'API Ordine determina le regole di corrispondenza che desidera applicare. For more information, see How the bibliographic record is determined. Validations for fund related issues can also be configured as documented here (docx).
Configure an Update inventory import profile	Quando si crea un Ordine in Alma tramite API per materiali fisici/elettronici, viene creata in Alma una registrazione breve contenente i campi di base del Record creato in formato MARC. An update inventory import profile is used to find the brief record (using the purchase order line number or the vendor reference number), and overlay it with the full MARC information. See Overlaying a Brief Record.

Metodi di ordine delle risorse elettroniche per ordini provenienti da OASIS/GOBI

See Real-Time Ordering for a full list of providers.

Elettronico – API

Azione di configurazione	Descrizione
Configura il templatedi metadati default	Ensure that a default metadata template is configured (see Working with Record Templates). Go to Metadata Editor > template. Scegli il template da definire come default. Selezionare Proprietà. Seleziona come default.
Send vendor the API key (see REST PO Line).	Una chiave API deve essere generata dall'istituzione e fornita al fornitore. Use OASIS-Onboarding@proquest.com to contact OASIS. For GOBI, contact your GOBI representative. A ciascun Fornitore deve essere fornita una chiave API univoca e separata. In questo modo, nel caso in cui l'istituzione desideri interrompere la collaborazione con un determinato fornitore, quella specifica chiave API può essere disabilitata tramite la rete dello sviluppatore. Se diversi Fornitori fanno parte dell'ordinazione in tempo reale, fornisca a ciascun Fornitore una chiave API univoca e separata. Login to the Developers Network using the institution account. Define an application with the name,Integration with vendor. Add Acquisition API to the application, with read/write permissions. Add Configuration API to the application, with read only permissions. Può definire l'API con la Sua sandbox o con gli ambienti di produzione. Copia la chiave API dell'applicazione. Questa è la chiave API che verrà utilizzata come parte delle chiamate API Fornitore in Ordine per identificare la Sua istituzione. We recommend defining an API restriction profile. For more information, see Working with API restriction profiles.
Fornisca al Fornitore le informazioni pertinenti all'ordine	Per creare un Ordine, il Fornitore deve specificare i seguenti parametri nell'Ordine: Vendor code and Vendor account code – These refer to the vendor record in Alma. La riga PO creata sarà correlata a quel fornitore e all'account del fornitore. Deve assicurarsi che questo Fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per gli ordini di acquisto. Altro messaggio EDI (e.g). per Fattura) può essere inviato se questo è il Suo flusso. Codice/i della biblioteca proprietaria – la biblioteca a cui è assegnata la riga PO creata. È necessario fornire al Fornitore una Lista dei possibili codici di proprietà della biblioteca. L'implementazione sul lato Fornitore potrebbe includere la fornitura di un menu a discesa nel modulo d'ordine per scegliere la biblioteca proprietaria pertinente. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore deve essere connesso all'account pertinente. The vendor can use the Retrieve libraries API in order to get full list of libraries, or the Get library API in order to check a code of a specific library. Location code(s) – The location created for the related item(s). Rilevante solo per il materiale fisico. The vendor can use the Retrieve locations API in order to get the list of locations. Codice Fondo(i) – Il Fondo da cui viene generato il Pagamento. The vendor can use the Retrieve funds API. For more information, see Real Time Acquisitions Setup for Institutions.
Create New order integration profile	Il nuovo profilo di integrazione dell'API Ordine determina le regole di corrispondenza che si desidera applicare. For more information, see How the bibliographic record is determined. Validations for fund related issues can also be configured as documented here(docx). Since this workflow activates Community Zone records, the Validation and Match sections of the integration profile are not taken into account.
Attivi la collezione pertinente dalla Community Zone	To successfully create an electronic resource (portfolio) within a collection in Alma, the institution must have the relevant collection in their Institution Zone activated from the Community Zone. Currently, the functionality of creating the resource within a collection during the order process is available only for orders originating from OASIS and GOBI from their supported eBook platforms. See Activating Electronic Resources.

Metodi di Risorsa digitale Ordine

Digitale – Manuale ordine

Azione di configurazione	Descrizione
Abilita il tipo di linea PO digitale pertinente.	Navigate to Configuration > Acquisitions > PO Line Types and select Customize from the row actions menu for one or both of the following: Digital Singolo (DIGITAL_OT) Digitale continuo (DIGITAL_CO) Al termine, si assicuri di selezionare Salva .
Crea o cerca il titolo digitale pertinente e ordinalo.	Per creare una linea PO digitale, i tipi di linea PO devono essere abilitati come descritto sopra. Creating a digital PO line is very similar to creating a physical or electronic PO (see Manually Creating a PO Line). One main difference is that digital PO line types are created with no inventory(both One Time and Continuous), and you need to associate a representation with the PO line. Esistono due modi per associare una rappresentazione a una riga d’ordine: Add a new representation when you create its PO line: The representation is automatically associated with the PO line - see Manually Creating a PO Line. From an existing representation: After creating the PO line, in the Digital Representation Resource Editor (see Editing Representation Metadata and Content), in the list of representations, select Edit from the row actions list of the representation (or select the representation ID). In the General Information tab, under PO Line, select the PO line to associate with the representation. When you select Save, Alma automatically attempts to push the PO line to the next step of the workflow. For information about creating a representation, see Adding Representations. After a Digital PO Line is created, configured, and saved, the workflows differ for One Time and Continuous: Singola linea PO: La linea PO passa direttamente da In revisione a Chiusa. Continuous PO Line: The PO line moves from In Review to either Recurring Renewal(if it is configured for automatic renewal) or Waiting for Manual Renewal(if it is configured for manual renewal). The UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ privilege provides purchasing roles the ability to edit representations from the PO Line. Una riga di ordine di acquisto non può essere "salvata e continuata" senza una rappresentazione. If you select Save and Continue when no representations have been added to it, it is not saved, and a warning message appears.

Azione di configurazione

Descrizione

Abilita il tipo di linea PO digitale pertinente.

Navigate to Configuration > Acquisitions > PO Line Types and select Customize from the row actions menu for one or both of the following:

Digital Singolo (DIGITAL_OT)
Digitale continuo (DIGITAL_CO)

Al termine, si assicuri di selezionare Salva .

Crea o cerca il titolo digitale pertinente e ordinalo.

Per creare una linea PO digitale, i tipi di linea PO devono essere abilitati come descritto sopra.

Creating a digital PO line is very similar to creating a physical or electronic PO (see Manually Creating a PO Line). One main difference is that digital PO line types are created with no inventory(both One Time and Continuous), and you need to associate a representation with the PO line. Esistono due modi per associare una rappresentazione a una riga d’ordine:

Add a new representation when you create its PO line: The representation is automatically associated with the PO line - see Manually Creating a PO Line.
From an existing representation: After creating the PO line, in the Digital Representation Resource Editor (see Editing Representation Metadata and Content), in the list of representations, select Edit from the row actions list of the representation (or select the representation ID). In the General Information tab, under PO Line, select the PO line to associate with the representation. When you select Save, Alma automatically attempts to push the PO line to the next step of the workflow. For information about creating a representation, see Adding Representations.

After a Digital PO Line is created, configured, and saved, the workflows differ for One Time and Continuous:

Singola linea PO: La linea PO passa direttamente da In revisione a Chiusa.
Continuous PO Line: The PO line moves from In Review to either Recurring Renewal(if it is configured for automatic renewal) or Waiting for Manual Renewal(if it is configured for manual renewal).

The UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ privilege provides purchasing roles the ability to edit representations from the PO Line.

Una riga di ordine di acquisto non può essere "salvata e continuata" senza una rappresentazione. If you select Save and Continue when no representations have been added to it, it is not saved, and a warning message appears.

Explanation of Purchase Types Workflow and Inventory

Una volta creata una riga di ordine di acquisto con un determinato tipo di acquisto, il flusso di lavoro e le implicazioni sui dati sono fissati e non possono essere modificati. È quindi importante comprendere l'impatto delle varie tipologie di acquisto sia sul flusso di acquisto che sull'inventario risultante.

Il Tipo di materiale è il tipo di materiale, come un libro, una rivista elettronica o un CD-ROM, ecc., da cui una copia prende forma. For information on all electronic material types, see Managing Electronic Resources. For information on all physical material types, see Configuring Physical Item Material Type Descriptions. Il Tipo di materiale è parte del record copia creato, ma non controlla il flusso della linea PO. Il Tipo di materiale può essere modificato durante la creazione/modifica di una riga di ordine d'acquisto. Il Tipo di materiale può essere modificato durante la creazione/modifica di una riga di ordine d'acquisto.

Per le linee PO digitali, il campo Tipo di materiale non è utilizzato.

I tipi di acquisto possono essere fisici, elettronici o digitali e appartenere a uno dei seguenti tipi di continuità:

Singolo – Singolo o ordine poco frequente, come un libro stampato, un e-book o uno spartito musicale che non viene pubblicato ripetutamente. Il materiale fisico viene ricevuto nella Singolo tab nella pagina Ricevi nuovo materiale. Le holdings e le copie vengono create automaticamente, con una holdings creata per ogni Localizzazione di biblioteca univoca e una copia per ogni copia. Il materiale elettronico passa attraverso il processo di attivazione standard e rimane attivato a tempo indeterminato. Le linee di ordine di acquisto digitali vengono create senza inventario. Once the PO line is invoiced and received/activated, it is closed.

Digital representations (Digital Non-Archiving and Digital One Time) are considered as if the "Item" is received and will push the PO Line forward in the workflow.
Continuo – Ordini che si ripetono regolarmente, ad esempio un abbonamento mensile a materiale cartaceo o elettronico come una rivista. Il materiale fisico viene ricevuto nella tab Continuous nella pagina Ricevi nuovo materiale. Le collezioni vengono create al momento della creazione della linea PO fisica (per ogni tiratura della serie in una Localizzazione di biblioteca) e le copie vengono create: il materiale elettronico passa attraverso il processo di Attivazione standard e può essere disattivato durante il processo di valutazione. La linea PO rimane aperta una volta che è stata fatturata e ricevuta/attivata (anche se può essere chiusa manualmente). Digital representations (Digital Subscription) are considered as if the "Item" is received and will push the PO Line forward in the renewal workflow. Le linee di ordine di acquisto digitali vengono create senza inventario.

Ulteriori esempi e informazioni sul flusso di lavoro:
- Quando si utilizza un modello di previsione: dopo aver selezionato Apri copia prevista nell' Editor MD. See Prediction Patterns.
- Altrimenti: al ricevimento del fascicolo o del volume rilegato.
- Una serie per la quale riceverete copia trimestrale – I fascicoli sono descritti dal record bibliografico della Rivista allegata all’Ordine. È necessario creare una copia per ogni fascicolo; esse sono copie indipendenti finché non vengono rilegate. Il fascicolo può circolare o meno, ma sarà comunque opportuno record le informazioni su ciascun fascicolo, ad esempio se è stato smarrito o se esistono regole interne speciali per determinati fascicoli. Dovrebbe creare un modello di previsione per l'accesso al fascicolo oppure ricevere un nuovo fascicolo nella Continuo tab nella pagina Ricevi nuovo materiale.
- Una monografia in più volumi per la quale riceverà i volumi a intervalli non previsti, come i volumi dell'enciclopedia – I volumi sono descritti dal record bibliografico dell'enciclopedia allegata all'Ordine. È necessario creare una copia per ogni volume, poiché i volumi possono circolare indipendentemente. Dovrebbe ricevere nuovi volumi nella Continuo tab nella pagina Ricevi nuovo materiale.

Ordine non ricorrente – Ordine che non viene ripetuto frequentemente o regolarmente. Utilizzato, ad esempio, per acquistare tutti i libri stampati di un determinato autore quando vengono pubblicati, oppure quando viene pubblicata una serie di libri, ma non necessariamente con regolarità. Il materiale monografico fisico non viene ricevuto nella pagina Ricevi Nuovo Materiale. Invece, viene creato manualmente scegliendo o creando un record bibliografico, creando un record di holding e quindi creando un record di copia, che si associa alla riga dell'Ordine PO permanente. Imposti una data di ricezione per la copia nella copia fisica Editor.

For more information on managing standing orders in Alma, see Acquisitions - Standing Orders in Alma[PPT].

È possibile record gli acquisti che riflettono il modello di acquisto degli upgrade di licenza. Additionally, a PO line can be created without a fund and price for the scenario where a License upgrade has no charge and needs to be recorded in the system. L'opzione per impostare una riga PO come senza addebito è compatibile con i seguenti metodi di acquisizione: Acquisto, Piano di approvazione e Acquisto presso il sistema Fornitore. Quando si seleziona uno di questi valori nel Metodo di acquisizione della riga dell'ordine di acquisto, appare la casella di controllo Nessun addebito. Quando questa casella di controllo è selezionata, le sezioni Finanziamenti e Prezzi sono nascoste.
Il materiale non monografico viene trattato nello stesso modo del materiale fisico continuo, anche se senza una sequenza o frequenza fissa. Il materiale elettronico passa attraverso il processo standard di Attivazione e può essere disattivato durante il processo di valutazione. La linea PO rimane aperta una volta che è stata fatturata e ricevuta/attivata (anche se può essere chiusa manualmente).

Ulteriori esempi e informazioni:
- Una serie di monografie per la quale riceve nuovi Titolo a intervalli imprevisti. Ogni Titolo può essere pubblicato da un autore diverso, ma tutti appartengono alla stessa serie e Lei è abbonato alla serie. L'Ordine è collegato a un record bibliografico escluso per la serie; le copie non sono descritte da questo record bibliografico. Ogni copia è un fascicolo sotto un Titolo diverso e deve essere catalogata separatamente con un proprio record bibliografico collegato alla serie Ordine. Ogni copia circola indipendentemente.
- Un abbonamento a una risorsa integrativa, come materiali giuridici a fogli mobili che vengono consegnati e poi aggiunti a una copia fisica esistente – I materiali sono descritti dal record bibliografico della copia fisica allegata all'Ordine; ciascuno di essi è un aggiornamento di questa copia. Non è necessario creare una nuova copia per ogni materiale consegnato, poiché non vengono distribuiti in modo indipendente. Se i materiali vengono ricevuti a intervalli prevedibili, aggiorni la data di ricezione prevista sull'Ordine ogni volta che il materiale viene ricevuto.

The table below presents the recommended purchase types that are available for each type of repository search (see Manually Creating a PO Line for an explanation of the search and PO line creation process).

Repository Search, Recommended Purchase Types, Workflow & Inventory
Trova	Seleziona Tipo	Tipo di acquisto consigliato	Continuità dell'Ordine	Linea PO flusso	Creato Inventory
Tutti i titoli	Rivista (ISSN)	Rivista elettronica	Singolo utilizzo	Un'attività Activate viene creata quando viene inviata la riga PO	Portafoglio stand-alone
		Rivista elettronica	In Continuazione	Un'attività Activate viene creata quando viene inviata la riga PO	Portafoglio stand-alone
		stampa Rivista	Singolo utilizzo	Ricevuto nella pagina Ricevi nuovo materiale	tipo di copia - Rivista
		stampa Rivista	In Continuazione	Ricevuto nella tab Continua nella pagina Ricevi nuovo materiale. La copia viene creata al momento della ricezione.	Partecipazioni
	Libro (ISBN)	Libro elettronico (Titolo)	Singolo utilizzo	Un'attività Activate viene creata quando viene inviata la riga PO	Portfolio singolo (E-book)
		Libro elettronico (Titolo)	In Continuazione	Un'attività Activate viene creata quando viene inviata la riga PO	Portfolio singolo (E-book)
		Upgrade licenza	Singolo utilizzo	Nessuno	Nessuno
		Libro a stampa Se l'unica copia fisica che ordinate sono i libri, allora qualsiasi tipo di ordine di stampa libro (ad esempio, stampa libro - singolo) è essenzialmente uguale al tipo fisico equivalente (ad esempio, fisico - singolo).	Singolo utilizzo	Ricevuto nella pagina Ricevi nuovo materiale	tipo di copia - Libro
			Ordine in continuazione (monografia; la non-monografia funge da continua)	Il materiale non viene ricevuto nella pagina Ricevi nuovo materiale, ma attraverso un flusso di lavoro unico. For details, see Receiving Standing Order Monograph Material.	Partecipazioni
Collezione elettronica	Rivedere il pacchetto	Collezione elettronica	Singolo, continuo	Un'attività Activate viene creata quando viene inviata la riga PO	collezione elettronica (basata su Central Knowledge Base)
	Prenota pacchetto	Collezione elettronica	Singolo, continuo
	Misto	Collezione elettronica	Singolo, continuo
	Database	Collezione elettronica	Singolo, continuo
	licenza Upgrade - disponibile solo come "Ordine Aggiuntivo"		Singolo utilizzo	Nessuno	Nessuno
Service order (without inventory)	Servizio di accesso	Non viene creato alcun inventario. Il flusso della linea PO è soggetto a continuità (per l'abbonamento di tipo Ordine è necessario un rinnovo). See also Creating Service Subscription Lines Without Inventory. Questi tipi di riga PO non possono essere la riga principale dell'inventario, ma possono essere aggiunti come righe aggiuntive all'inventario. A one time PO line moves to the "Waiting for Invoice" workflow step once its PO is approved. Una volta approvato il relativo ordine di acquisto, una riga di ordine di acquisto di abbonamento passa alla fase del flusso di lavoro "Rinnovo ricorrente". See Manually Creating a PO Line for more information.
	Servizio Database
	Altro servizio
	Costi di elaborazione articolo (APC) - Singolo utilizzo
	Costi di elaborazione articolo (APC) - Abbonamento

Se Lei ordina una copia a livello di Titolo, verrà visualizzato solo il collegamento Ordine per quella copia in tutte le ricerche per titolo. Se si Ordina una copia a livello di collezione elettronica, verrà visualizzato solo il collegamento Ordine per quella copia in una ricerca di collezione elettronica.

Per ulteriori informazioni sull'acquisto di flusso, guardi:

Purchasing Physical Items
Import Records in Batch for New Orders

For information about the PO line types that can be created for each material type and context in Alma, see Enabling/Disabling PO Line Types.