Flusso di lavoro di rinnovo

Alma gestisce gli abbonamenti sia per il materiale elettronico che per quello cartaceo, come riviste, Rivista o periodico, tramite rinnovi automatici o manuali.

Di seguito è un'illustrazione del flusso di lavoro di rinnovo che governa il modo in cui una riga di ordine di acquisto viene contrassegnata per il rinnovo, dalla sua creazione fino al rinnovo del materiale:

Di seguito è riportata una descrizione dettagliata dei passaggi all'interno di questo flusso di lavoro (con i numeri corrispondenti ai numeri nel diagramma):

1. Pre-flusso di lavoro: una riga di ordine di acquisto entra nel sistema Alma in uno dei seguenti modi:
   1. Automaticamente, utilizzando un'importazione di dati Ordine (EOD) incorporata. Un'importazione EOD invia le righe d'ordine come occorrenza singola o in modo continuo.
   2. Manualmente, come una riga PO creata ordinando una risorsa.
   For information on creating a PO line automatically, see Importing Records Using an Import Profile. For information on creating PO lines manually for both physical and electronic items, see Manually Creating a PO Line.
   La riga PO viene normalizzata, convalidata e quindi elaborata per determinare se vi sono elementi che richiedono un'attenzione particolare in base a regole preconfigurate da un amministratore. Queste attività vengono eseguite automaticamente da Alma.
   Se ci sono fascicoli o avvisi che richiedono attenzione, la riga dell'ordine di acquisto viene inviata per revisione. For information on this manual activity, see Reviewing PO Lines. Una volta risolti tutti i fascicoli di dati, la linea PO procede alla fase 2.
2. Tutte le righe PO che sono state normalizzate e convalidate sono memorizzate in Alma.
   Una riga di ordine di acquisto completamente elaborata e ricevuta/attivata viene contrassegnata automaticamente come Rinnovo ricorrente. Continuous physical PO lines that are sent to the vendor have Recurring Renewal status even if renewal is done manually, as long as the renewal date has not yet arrived (see Processing Renewals). Continuous electronic PO lines receive this status once they are activated and the user selects Done in the Electronic Resource Activation Task List page (Resources > Manage Inventory > Manage Electronic Resource Activation; see Activating Electronic Resources and Activation Task List).
   Alma verifica quotidianamente tutte le linee PO il cui stato è Rinnovo ricorrente e la cui data di rinnovo coincide con la data corrente. Ai fini di questo calcolo, la data di rinnovo si riferisce alla data di rinnovo (secondo la riga della linea PO) meno il periodo di notifica del rinnovo.
3. I rinnovi vengono elaborati come segue:
   1. Se la riga dell'ordine di acquisto è contrassegnata come automatica, la data di rinnovo viene automaticamente incrementata in base al ciclo di rinnovo. La riga PO viene quindi salvata nuovamente nell'Archivio per un'ulteriore elaborazione (fase 4).
   2. Se la riga dell'ordine di acquisto è contrassegnata come manuale, quando arriva la data di rinnovo, il suo passaggio del flusso di lavoro viene modificato in In attesa del Rinnovo Manuale. You must then manually update the Renewal date and/or any other fields in the Renewal Information section of the PO line's Details pane. Dopo che avrà eseguito questa operazione, il flusso Step della riga PO sarà nuovamente impostato su Rinnovo ricorrente.
4. When the PO line qualifies for renewal, a PO Line Renewal Letter (see Configuring Alma Letters) is sent to the vendor if the po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal parameter is set to true(see Configuring Other Settings). See also the PO Line - Renewal job (Scheduled Manual Jobs) and the Purchase acquisition method (Acquisition Methods).

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