Alma AI Assistant – Acquisizioni Fondo e Registro

Che cos'è l'Alma AI Assistant?

The Alma AI Assistant is an initiative that leverages advanced technologies to support Alma staff users in their day-to-day work. The Alma AI Assistant is designed to enable intuitive, natural-language interactions, helping staff ask questions and receive responses more easily within Alma.

The first focus area for the Alma AI Assistant is Acquisitions - Funds and Ledgers. Staff users with the Fund/Ledger Manager role (from the institution level) can ask questions about their institution’s funds and ledgers and receive immediate, natural-language responses. The AI Alma AI Assistant uses a Large Language Model generative AI to process the question, in the context of the conversation, and generate the relevant data to answer the question.

In generale, l'utilizzo di Alma AI Assistant è simile alle comuni esperienze di chat AI:

Preview Mode (Beta)

Given the exploratory and evolving nature of this type of feature, we want to broaden the feedback loop. Therefore, as part of the February 2026 release, we are introducing the Alma AI Assistant in Preview Mode (beta) across all Alma environments. Administrators can choose to activate the feature at their discretion.

Modalità di anteprima (beta) It can answer questions regarding funds, ledger and their related data: reporting code, fund types, etc. The assistant can also answer questions on the fund transactions – for example, "which funds do not have any expenditures". However it cannot give information on PO lines and invoices – only return their ID with a link.

Quando si fa riferimento a un Fondo specifico, l’assistente fornisce un collegamento che può essere utilizzato per rivedere i dati del Fondo in Alma:

We recommend pinning the Alma AI Assistant before selecting the link so the navigation does not lose the conversation.

L’assistente AI Alma può rispondere a una sola domanda alla volta.

Domande di esempio

• Qual è il Saldo disponibile totale nell'istituzione?
• Quanti soldi abbiamo a disposizione nel Fondo x? Quale Fondo ha un saldo negativo?

Quali Fondi non hanno Spesa Transazione?

What is the available balance for fund with "Main library fund" name.

Instead of:

What is the available balance for Main library fund

In the second example, the assistant might understand the name as "Main library" or "Main library fund". Quanto abbiamo speso dal Fondo x? Al ritmo attuale, quando si esaurirà il Fondo?

Example Questions

• I piani per la fase futura includono il supporto di quanto segue:
• Conversazione in una lingua diversa dall'inglese.
• Intraprendere azioni
• Which funds do not have expenditure transactions?
• How much do we still have encumbered for 2025?
• Can you show the largest expenditure transaction for fund x?
• Do I have enough available money to add a subscription package that is $8,387.00 per year?
• Stiamo lavorando continuamente con la comunità per massimizzare l'utilità e l'accuratezza della restituzione dei dati e per mantenere l'efficienza dei nostri prompt e dell'elaborazione dei dati.
• How much have we spent from fund x? At the current rate, when will the fund run out?

Cosa stiamo facendo per mitigare queste limitazioni

Future phase plans include support the following:

• Convalidare l'accuratezza di vari tipi di domande
• Taking actions
• Return PO line number and Invoice number instead of IDs for specific transactions

Capacità e limitazioni

Gli strumenti di intelligenza artificiale generativa dei modelli di linguaggio di grandi dimensioni sono agili e le loro risposte variano tra gli usi e si evolvono nel tempo. Stiamo lavorando continuamente con la comunità per massimizzare l'utilità e l'accuratezza della restituzione dei dati e per mantenere l'efficienza dei nostri prompt e dell'elaborazione dei dati.

However, while we phrase our prompts carefully, there are cases where the AI returns inaccurate or generic data.

Cosa stiamo facendo per mitigare queste limitazioni

• Working with the Alma community to understand the type of questions being asked
• Validating the accuracy of various types of questions
• Adding gradual support for different languages
• Monitoring feedback and updating our prompts periodically using a new scheduled job,Synchronize AI settings

Enabling the AIma Assistant for Funds and Ledgers in Your Environment

The Alma Assistant for funds and ledgers is disabled by default in all institutions.

Once administrators review this generative AI tool’s advantages and limitations, understand the risks and decide if and how their library works with it. They can accept the disclaimer in Configuration Menu > Acquisitions > AI Features > AI Usage Profile.

Select Yes.

Seleziona Salva.

The new assistant is then visible on the Funds and Ledgers page.

Test in un ambiente sandbox

The AI Alma Assistant settings are periodically updated using the Synchronize AI settings job. Questo garantisce che il prompt dell'IA rimanga efficace e aggiornato man mano che i modelli di IA si evolvono e cambiano.

As scheduled jobs are disabled in Sandbox environments, before testing the AI Metadata Assistant, run the Synchronize AI settings to test with current settings.

1. Select Monitor Jobs > Scheduled tab.
2. Filter by Job Category = Data services.
3. Select Run Now(available in Sandbox environments) from the Synchronize AI settings row actions.

Una volta completato il lavoro, l'Utente con il Ruolo richiesto può testare Alma Assistant nella pagina Fondo e Registro.

Enabling the AI Alma Assistant in the AI Usage Profile configuration page may need to be reset after the sandbox is refreshed.

Giving Feedback

The Preview Mode(beta) is an early iteration designed to give libraries the opportunity to explore the feature, understand its potential, and actively contribute feedback that will guide future development. Additional enhancements, including the ability to perform actions as part of the Alma AI Assistant flow to workflows and responses, are planned for upcoming releases.

Feedback is a critical part of this phase. You can share your input directly within the Assistant using the thumbs up/thumbs down options on each response, or by contacting us directly at tamar.fuches@clarivate.com.

Domande frequenti sull'assistente AI Alma

1. Is our data used to train the AI? A: No – The AI is not trained on your data, and in fact does not even see it. No, l'intelligenza artificiale non è addestrata sui tuoi dati e, di fatto, non li vede nemmeno. Produce solo la ricerca per recuperare i dati, che vengono poi elaborati da Alma.
2. Con quale LLM sta lavorando? A: Models are subject to change as models and capabilities evolve. As of the February 2026 release, the Alma AI Insights were working with the GPT 4O LLM model.
3. Qual è la vostra policy in materia di intelligenza artificiale? A: Clarivate’s Academia & Government policy for use of generative AI is available in the link:https://clarivate.com/ai/academia/policy/
4. Perché ricevo risposte leggermente diverse per la stessa domanda? A: Large Language Model generative AI tools are agile, and their responses differ between uses and evolve over time. La risposta restituita dall'IA varierà ogni volta in base alle informazioni fornite e all'elaborazione interna dell'IA stessa.
5. Posso fidarmi che l'intelligenza artificiale dia sempre la risposta "corretta"? A: AI provides data-driven suggestions, not absolute truths. È progettato per assistere il processo decisionale, non per sostituire il giudizio umano. Considerare sempre le risposte dell’IA come un input tra gli altri, soprattutto in scenari complessi o ad alto impatto.

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