Chiusura del periodo fiscale

La chiusura di un Periodo fiscale comporta il trasferimento delle linee di Registro (e Fondo) e delle linee di PO da un anno fiscale all'altro.

Traducibile

Questa pagina fornisce istruzioni per la chiusura del Periodo fiscale in Alma, incluso il rinnovo del Registro, delle linee di ordine di acquisto e della richiesta di condivisione delle risorse. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Invoicing, Working with Orders/PO Lines, Renewals, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Per effettuare la chiusura del periodo fiscale, è necessario disporre del seguente ruolo:
  • Gestore periodo fiscale

Per chiudere un Periodo fiscale e passare al Periodo fiscale successivo, è necessario eseguire i seguenti lavori:

  • Ledger rollover – Copy the ledgers from the closing fiscal period to the next fiscal period (see Rolling Over Ledgers)
  • PO line rollover – Copy PO lines from the closing fiscal period to the next fiscal period (see Rolling Over PO Lines)
  • Resourcesharing requests rollover- Copy resource sharing transactions from the closing fiscal period to the next fiscal period (see Rolling Over Resource Sharing Requests)

Durante la chiusura del Periodo fiscale vengono rinnovati i seguenti tipi di Ordine:

  • abbonamento all'Ordine
  • Ordine permanente
  • Le linee di ordine di acquisto non sono completamente fatturate o non sono completamente pagate entro la fine del periodo fiscale
  • Richieste di condivisione delle risorse che non sono ancora state ricevute
Alcuni parametri nel Registro possono influire sulla possibilità che il Registro sia impegnato o gestisca spese al di fuori del suo periodo fiscale. See Adding a Ledger.

Watch the Fiscal Period Closure video.

Proroga del Registro

Per eseguire un rollover del Registro, è necessario disporre del seguente ruolo:
  • Gestore periodo fiscale

Questo è il primo passo nel processo di chiusura del periodo fiscale.

Nell'ambito della chiusura del Periodo fiscale, il Gestore del Registro esegue un lavoro manuale che copia il Registro del Periodo fiscale corrente con tutti i dettagli riepilogativi e il Fondo accreditato nel nuovo Periodo fiscale, se richiesto. Durante questo processo non vengono apportate modifiche al Registro o alle allocazioni. If the next fiscal period does not exist, Alma creates a new one, which you can then edit (see Configuring Fund and Ledger Fiscal Periods).

Se desidera modificare il nome o il codice del Registro, si assicuri di riportare il Registro in bozza.

Rolling over ledgers is performed on the Rollover Ledgers page (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Ledgers).

rollover_ledgers_ux

Pagina di registro rollover

La pagina Rollover Registro visualizza le seguenti informazioni per ciascun processo di rollover:

  • Numero ID processo
  • Stato
  • Utente che ha aggiunto il processo
  • Ora in cui è iniziato il lavoro
  • Ora in cui il lavoro è terminato
  • Numero di Registro trasferiti nel lavoro (Numero completato)
  • Numero di rollover falliti nel lavoro
Per eseguire un rollover del registro:
  1. On the Rollover Ledgers page (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Ledgers), select Add Job. La finestra di dialogo Aggiungi processo appare.
    The Rollover Ledgers Page.
    Finestra di dialogo Aggiungi processo di rollover del registro
  2. Inserisca le informazioni sul lavoro come richiesto. Una descrizione del campo è fornita nella tabella seguente:
    Campi di lavoro del registro di rollover
    CampoDescrizione
    Creare allocazioneSelezioni se desidera copiare il Fondo accreditato con le relative allocazioni nel nuovo Registro per il nuovo Periodo fiscale. Le opzioni sono:
    • Allocation Balance- The allocated funds are copied with their allocations to the new ledger for the new fiscal period.
    • None- No allocations are created for the new fiscal period.
    • Cash Balance- The cash balance of the ledger fund populates the allocation balance in the new fiscal period.
    • Both- The cash balance of the ledger fund and the allocated balance are both added to the allocation balance for the new fiscal period.

    If Allocation Balance or Both options are selected, the FPC factor (%) displays. Inserisca un valore che rappresenti la percentuale di incremento/decremento del nuovo Fondo accreditato quando copiato dal Registro originale. Il fattore FPC (%) viene moltiplicato per la somma di allocazione originale per determinare l'importo di allocazione. If Both is selected and the FPC factor is populated, the factor will be applied only to the allocation balance of the current fiscal period, not the cash balance.

    Il campo Crea allocazione non viene visualizzato se selezioni Elimina nel campo Azione.
    RegistroSelezioni se desidera copiare tutto il Registro o un Registro specifico dalla lista a discesa. Appaiono solo i Registri che esistono nel Periodo fiscale visualizzato e che non sono stati oggetto di rollover.
    Si noti che se si seleziona Tutto, tutti i registri nel periodo fiscale vengono riportati, inclusi i registri inattivi o in bozza. Consultare il campo Crea stato qui sotto.
    AzioneSelezioni un'azione:
    • Copia – Copia il/i Registro/i nel nuovo periodo fiscale. Se il periodo fiscale non esiste, ne viene creato uno nuovo.
    • Elimina – Elimini il/i Registro/i dal nuovo Periodo fiscale. Se il Registro non esiste, il lavoro viene completato con successo. Se il Registro esiste, il processo verifica la presenza di qualsiasi Transazione (diversa dalle allocazioni). If a transaction (encumbrance or expenditure) is found, the job completes with the error Ledger <ledgerid> cannot be deleted – ledger has transactions on it. For more information, see Deleting Funds and Ledgers.
    Fattore FPC (%)La percentuale di incremento/decremento del nuovo Fondo accreditato quando viene copiato dal Registro di origine. Se non viene immessa alcuna percentuale, il valore predefinito è 0%.
    Questo campo appare solo se seleziona Sì nel campo Crea allocazione e Copia nel campo Azione.
    Crea StatoSet lo stato dei Registri selezionati nel nuovo periodo fiscale. Selezioni da:
    • Draft – The new ledgers and all of their funds—including both Summary and Allocated funds—are created with the status Draft(which is operatively the same as Inactive; see information on ledger statuses).
    • Attivo – Il nuovo Registro e tutti i suoi Fondi vengono creati con lo stato Attivo.
    • Questo campo non appare se selezioni Elimina nel campo Azione.
    • Se ha selezionato tutti i Registri nel campo Registro, tutti i Registri trasferiti saranno impostati sul valore selezionato qui nel nuovo Periodo fiscale.
    • Tutti i Fondi trasferiti vengono cambiati nello stato del Registro, indipendentemente dallo stato originale del Fondo.
    Copia dall'annoL'anno da cui copiare il Registro. Selezioni dal periodo fiscale corrente o precedente.
    Copia NoteQuando selezionato, tutte le note vengono copiate nel nuovo anno fiscale.
    Copia AllegatiQuando selezionato, il contenuto della tab allegati viene copiato nel nuovo anno fiscale.
    Quando viene creato il nuovo anno fiscale, il contenuto del campo Descrizione nella tab Riepilogo viene copiato automaticamente.
  3. Selezionare Aggiungi per trasferire il Registro. Selezionare Aggiungi e chiudi per scorrere il Registro e chiudere la finestra di dialogo. Alma esegue il processo di rollover. Il lavoro viene aggiunto alla pagina Rollover Registro ed eseguito immediatamente.

Selezionare Visualizza nell'elenco delle azioni di riga per visualizzare i dettagli del processo. See Rollover Ledgers Job Report.

Selezionare Evento nella lista delle azioni di riga per visualizzare il lavoro Evento. See Viewing Job Events.

Rolling Over PO Lines

Per eseguire un rollover della linea d'ordine, è necessario disporre del seguente ruolo:
  • Gestore periodo fiscale

Questo è il secondo passaggio nel processo di chiusura del periodo fiscale.

Esegua un processo per copiare le linee d'ordine gravate sul nuovo periodo fiscale. Durante il processo di rollover, è possibile scegliere se aumentare o diminuire l'importo della riga dell'ordine di acquisto impegnata.

Prima di effettuare un rollover della linea PO, esegua prima tutti i rollover del Registro. See Rolling Over Ledgers. While the rollover process is running, do not edit any records linked to the open PO Lines. Questo può causare un blocco a causa della reindicizzazione delle linee PO, che impedirebbe loro di essere trasferite.

Prima di effettuare un rollover della linea di ordine di acquisto, assicurarsi che il Periodo fiscale successivo esista e che il Fondo e il Registro pertinenti siano attivi.

Il rollover delle linee PO viene eseguito su tutte le linee PO attive e continue e sulle linee PO singole attive che hanno ancora un impegno. Le linee PO vengono aggiornate in base all'Ordine Valuta. Il tasso di cambio viene ricalcolato secondo il tasso di cambio Valuta più recente, preso dalla Tabella dei tassi di cambio.

Rolling over PO lines is performed on the Rollover PO Lines page (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover PO Lines).

rollover_po_lines_ux

Pagina delle linee PO di rollover

La pagina Righe ordine di acquisto di rollover visualizza le seguenti informazioni per ciascun processo di rollover:

  • Numero ID processo
  • Stato
  • Utente che ha aggiunto il processo
  • Ora in cui è iniziato il lavoro
  • Ora in cui il lavoro è terminato
  • Numero di righe PO completate nel lavoro (Numero completate)
  • Numero di rollover falliti nel lavoro

Quando un POL è suddiviso tra i Fondi, il rollover delle linee PO manterrà la stessa suddivisione percentuale tra i Fondi. Affinché la scissione venga attuata, tutti questi fondi devono essere attivi nel prossimo periodo fiscale (quello in cui si effettua il rollover). Il Fondo deve inoltre avere uno dei seguenti:

  • Un'allocazione
  • Una regola che abilita l'eccedenza di impegno
  • The Rollover PO Lines  job is run, without selecting Check Overencumbrance.
Per eseguire un rollover di una linea PO:
  1. On the Rollover PO Lines page, (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover PO Lines),select Add Job. La finestra di dialogo Aggiungi processo appare.
    The Add Rollover PO Lines Job Dialog Box.
    Finestra di dialogo Aggiungi righe di ordine di acquisto per rollover
  2. Inserisca le informazioni sul lavoro come richiesto. Nella tabella seguente è fornita una descrizione dei campi.
    Campi di lavoro delle linee PO per il rollover
    CampoDescrizione
    Nuovo calcolo impegnoIl modo per calcolare l'Impegno nel nuovo periodo fiscale. Quando si lavora con linee PO continue, è possibile basare questo calcolo su:
    • Impegno – Aggiunge tutti gli Impegni e li sposta nel nuovo Periodo fiscale (più o meno il fattore FPC%). Alma esegue quindi il dis-Impegno sull'intera Spesa.
      Il dis-Impegno viene calcolato nel modo seguente:
      • Per le Linee PO continue verrà presa in considerazione solo la Spesa Transazione del nuovo Periodo Fiscale.
      • Per le linee PO singole, tutte le spese in tutti i periodi fiscali relative all'impegno corrente saranno considerate.
    • Spesa – Il calcolo si basa sulla somma di tutte le spese relative al periodo fiscale (più o meno il fattore FPC). L'Impegno è relativo per ogni Fondo. Se questa opzione è selezionata e la linea PO non ha Spesa, il calcolo si basa invece su Impegno.
    Il calcolo per le linee Singolo PO è sempre basato su Impegno, ma il fattore FPC% non viene calcolato.
    Fattore FPC (%)La percentuale di aumento/diminuzione dell'Impegno quando le righe dell'ordine d'acquisto vengono copiate nel nuovo periodo fiscale. Se non viene immessa alcuna percentuale, il valore predefinito è 0%.
    After the rollover job runs, the PO line fund's local and foreign currency update according to this value.
    Dall’annoL'anno da cui copiare la riga dell'ordine di acquisto. Selezioni dal periodo fiscale corrente o precedente.
    Biblioteche
    Una biblioteca o delle biblioteche per le quali deve essere effettuato il rollover della linea PO. Se non seleziona un valore in questo campo, il rollover viene eseguito per l'intera istituzione.
    Le caselle di controllo Includi sottounità nella finestra di dialogo non funzionano.
    Linea POÈ possibile selezionare una singola riga di ordine di acquisto. Se non lo fate, tutte le linee PO verranno rinnovate.
    Controlla l'impegnoSe garantire che vengano eseguiti i controlli sulle regole di sovra-impegno del Fondo/Registro. Deselezioni questa opzione se non desidera che vengano controllate le regole di sovra-impegno (ad esempio per le istituzioni il cui Fondo non ha denaro perché il rollover del Registro viene eseguito senza allocazione).
    Modalità ReportSi consiglia di selezionare questa opzione per simulare un rollover della linea PO in modalità test prima di generare un rollover reale della linea PO. Questa opzione genera un report che identifica eventuali errori che devono essere risolti. Il rollover è simulato, ma non vengono apportate modifiche all'Archivio.
    Solo ordini continui
    Solo ordine in continuazione
    Solo ordine singolo
    		Se nessuna di queste opzioni è selezionata, oppure se sono selezionate tutte, allora Impegno per tutti i tipi di linee PO viene trasferito. Altrimenti, vengono trasferiti solo i tipi selezionati.
  3. Selezioni Aggiungi per trasferire le righe dell'ordine di acquisto. Selezioni Aggiungi e chiudi per scorrere le righe dell'ordine di acquisto e chiudere la finestra di dialogo. Alma esegue il processo di rollover. Il lavoro viene aggiunto alla pagina delle linee d'ordine Rollover e viene eseguito immediatamente.

Selezionare Visualizza nell'elenco delle azioni di riga per visualizzare i dettagli del processo. See Rollover PO Lines Job Report.

Selezionare Evento o Report nella lista azioni della riga per visualizzare la lista degli eventi del lavoro. See Viewing Job Events.

Rolling Over Resource Sharing Requests

Per eseguire un rollover del Registro, è necessario disporre del seguente ruolo:
  • Gestore periodo fiscale

Questo è il terzo passaggio nel processo di chiusura del periodo fiscale.

Deve eseguire un processo per copiare la richiesta di condivisione delle risorse gravate nel nuovo periodo fiscale. Only resource sharing requests associated with a fund may be encumbered; see Borrowing Requests Associated with Funds.

Prima di eseguire un rollover di richiesta di condivisione delle risorse, è necessario eseguire prima tutti i rollover del Registro. See Rolling Over Ledgers.

Prima di effettuare una richiesta di rollover di condivisione delle risorse, assicurarsi che il Periodo fiscale successivo esista e che il Fondo e il Registro pertinenti siano attivi.

Il rollover delle richieste di condivisione delle risorse viene eseguito su tutte le richieste attive di condivisione delle risorse che hanno ancora un impegno.

Rolling over resource sharing requests is performed on the Rollover Resource Sharing Requests page (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Resource Sharing Requests).

Rollover_resource_sharing_request_List_New_UI

Rollover Resource Sharing richiesta Lista

La pagina di richiesta di condivisione delle risorse di rollover visualizza le seguenti informazioni per ciascun lavoro di rollover:

  • Numero ID processo
  • Stato
  • Utente che ha aggiunto il processo
  • Ora in cui è iniziato il lavoro
  • Ora in cui il lavoro è terminato
  • Numero di richieste trasferite nel lavoro (Numero completato)
  • Numero di rollover falliti nel lavoro
Per eseguire un rollover di una linea PO:
  1. On the Rollover Resource Sharing Requests page, (Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Resource Sharing Requests),select Add Job. La finestra di dialogo Aggiungi processo appare.
    Rollover per richieste ILL
  2. Inserisca le informazioni sul lavoro come richiesto. Nella tabella seguente è fornita una descrizione dei campi.
    Rollover Resource Sharing richiesta Job Fields
    CampoDescrizione
    Nuovo calcolo impegnoIl modo per calcolare l'Impegno nel nuovo periodo fiscale. Currently, the only option is Encumbrance, which adds all the encumbrances and moves them to the new fiscal period.
    Dall’annoL'anno a partire dal quale far decorrere la richiesta di condivisione delle risorse. Selezioni dal periodo fiscale corrente o precedente.
    BibliotecheUna biblioteca o biblioteche per le quali deve essere applicato il rollover della richiesta di condivisione delle risorse. Se non seleziona un valore in questo campo, il rollover viene eseguito per l'intera istituzione.
    Controlla l'impegnoSe garantire che vengano eseguiti i controlli sulle regole di sovra-impegno del Fondo/Registro. Deselezioni questa opzione se non desidera che vengano controllate le regole di sovra-impegno (ad esempio per le istituzioni il cui Fondo non ha denaro perché il rollover del Registro viene eseguito senza allocazione).
    Modalità ReportSi consiglia di selezionare questa opzione per simulare un rollover della richiesta di condivisione delle risorse in modalità di test prima di generare un rollover reale della richiesta di condivisione delle risorse. Questa opzione genera un report che identifica eventuali errori che devono essere risolti. Il rollover è simulato, ma non vengono apportate modifiche all'Archivio.
  3. Selezionare Aggiungi per trasferire la richiesta di condivisione delle risorse. Selezioni Aggiungi e Chiudi per far avanzare la richiesta di condivisione delle risorse e chiudere la finestra di dialogo. Alma esegue il processo di rollover. Il lavoro viene aggiunto alla pagina di richiesta di condivisione delle risorse di Rollover e viene eseguito immediatamente.

Selezionare Visualizza nell'elenco delle azioni di riga per visualizzare i dettagli del processo. See Rollover PO Lines Job Report.

Selezionare Evento o Report nella lista azioni della riga per visualizzare la lista degli eventi del lavoro. See Viewing Job Events.