Gestione di Fondo e Registro

Il fondo contiene il denaro per acquistare i materiali. I fondi appartengono al Registro, che sono disponibili per un periodo fiscale specifico. I fondi possono essere organizzati in gerarchie, con fondi riassuntivi che contengono altri fondi.

This page describes how to manage funds and ledgers including basic terms, ledger and fund ownership/availability and working with exchange rates. Include anche istruzioni per aggiungere ed eliminare Fondo e Registro, nonché per attivarli e disattivarli. For information on moving funds see Moving Funds and for transferring allocations between funds see Transferring Money Between Allocated Funds. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Invoicing, Working with Orders/PO Lines, Renewals, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Un fondo rappresenta il denaro in un conto. Un registro è essenzialmente una raccolta di fondi. I registri sono definiti per un intervallo di date specifico, ad esempio dal 1° settembre di quest'anno al 31 agosto dell'anno prossimo. You manage funds and ledgers from the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers).

The items in this page appear in a record list; for information about configuring the list, see Record Lists. I record sono ordinati in ordine ASCII (alfabeticamente per comunicazione maiuscola e poi alfabeticamente per comunicazione minuscola). See Fund Transaction Terminology for more information about fund and balance types.

• Name- The fund or ledger name
• Code- The fund or ledger code
• Type-Ledger,Allocated fund, or Summary fund
• Status-Active(operational),Draft(not yet active), and Inactive(no longer active)
• Fiscal Period- The financial year to which the ledger applies. See Configuring Fund and Ledger Fiscal Periods.
• Path- The ledger / summary funds to which this fund belongs. Selezioni una copia nel percorso per visualizzare il registro/riepilogo del fondo. Questo campo è vuoto per il registro.
• Available Balance- See Fund Transaction Terminology
• Cash Balance- See Fund Transaction Terminology
• Encumbered Balance- See Fund Transaction Terminology
• Expenditure Balance- See Fund Transaction Terminology
• Allocated Balance- See Fund Transaction Terminology
• Azioni di riga:
  • Edit- See Editing a Ledger and Editing a Fund.
  • Duplicate- Add a ledger or fund by duplicating it; see Adding a Ledger and Adding a Fund.
  • Deactivate / Activate- See Activating and Deactivating Funds and Ledgers.
  • Delete- See Deleting Funds and Ledgers.
  • Move Fund(fund only) - See Moving Funds.

To transfer allocations between funds, see Managing Fund Allocation Transfer.

Terminologia del Fondo Transazione

• Un fondo può essere allocato o riassunto.
  • Un Fondo riassuntivo non viene utilizzato per l'ordinamento e la fatturazione, ma fornisce reportistica aggregata sui fondi subordinati. A questo tipo di Fondo è possibile aggiungere altri fondi.
  • Un Fondo assegnato contiene denaro che è stato pagato o riservato per un acquisto aperto.
    Un Registro Fondo può essere associato a un Riepilogo o a un Fondo accreditato. A Summary Fund can only be associated with an Allocated Fund. A specific Allocated Fund (i.e. Allocated Fund 101) can only be associated with only one Ledger or Summary Fund, but not both.
• Una Transazione può essere uno stanziamento, un Impegno, un Disimpegno o una Spesa:
  • Un'allocazione aggiunge denaro al Fondo, aumentando il suo Saldo disponibile.
  • Un Impegno indica il denaro che ci si aspetta verrà pagato, come risultato di una linea d'ordine. Questo diminuisce il Suo saldo disponibile. L'Impegno viene chiuso se alla stessa linea PO è collegato un Disimpegno di pari entità.
  • Una Spesa sottrae denaro dal Fondo, riducendo il Saldo disponibile. L'aggiunta di una Spesa collegata a una linea di PO aumenta il valore del Disimpegno collegato a quella linea di PO.
  • Un Disimpegno viene aggiunto o aumentato quando si aggiunge una Spesa collegata alla stessa riga PO di un Impegno. Non c'è mai più di un Disimpegno per ogni Impegno. Ad esempio:
    • Se un Fondo ha un impegno di 100 $ per una linea d'ordine di acquisto. È stata ricevuta una fattura di 50 $ collegata a quella riga dell'ordine di acquisto. L'Impegno rimane a 100 $, viene aggiunta una Spesa di 50 $ e un Disimpegno di 50 $.
    • Dopo aver ricevuto un'altra Fattura da 50 $ per la riga PO, ora ci sono due Spese (ciascuna da 50 $), un Impegno di 100 $ e un Disimpegno di 100 $. L'Impegno è ora considerato completamente pagato ed è chiuso.
• Il Saldo disponibile di A Fondo è il suo Saldo accreditato, meno (Impegno meno disimpegni) e meno Spesa.
• Il Saldo cassa di A Fondo è il suo Saldo accreditato meno la Spesa.
• Il Saldo accreditato di un Fondo è la sua dotazione totale, senza contare eventuali Spese o Impegni/disimpegni.
• Il saldo impegnato di un Fondo è la somma del suo Impegno meno gli svincoli. This field links to the list of all purchase order lines that have an encumbrance transaction on the fund (even if the purchase order line already has an invoice and is fully dis-encumbered).
• Il saldo Spesa di un Fondo (Saldo Speso) è la somma della sua Spesa. Questo campo si collega alla lista di tutte le linee d'ordine di acquisto che hanno una transazione di spesa sul fondo.

Ledger and Fund Ownership and Availability

Un Registro è di proprietà dell'istituzione o di una biblioteca. Tutti i Fondi aggiunti al Registro sono di proprietà della stessa Entità che possiede il Registro. Se un fondo è di proprietà di una biblioteca, è disponibile solo per quella biblioteca. Se un Fondo è di proprietà di un'istituzione, può essere messo a disposizione di tutte le biblioteche dell'istituzione, di un gruppo di biblioteche dell'istituzione o di una singola biblioteca dell'istituzione. This applies to both allocated and summary funds.

Durante la creazione del Registro, è possibile impostare la proprietà del Registro su una biblioteca (l'istituzione è selezionata di default). A user with a role with an institution scope can later change the ownership of a ledger from the library to the institution, but not the reverse (the user cannot change the ledger from being owned by the institution to now be owned by a library). La modifica della proprietà del Registro cambia l'ambito di disponibilità del Registro e la proprietà di tutto il suo Fondo, ma non cambia l'ambito di disponibilità del Fondo.

Quando si crea il Registro, è possibile limitare la disponibilità del Registro a una o più biblioteche all'interno dell'istituzione. The availability of the Fund must be within the Ledger's availability (it is highly recommended to save the ledger before adding its funds - in this way the Fund's availability is taken from the ledger's). Per visualizzare o gestire un Registro o un Fondo disponibile per una particolare biblioteca, un Utente deve avere il Ruolo pertinente con un ambito di un'istituzione o di quella biblioteca.

Un utente con un ruolo con ambito di istituzione può modificare la disponibilità di un registro o fondo per includere più o meno biblioteche. Quando si rimuove la disponibilità di un registro da una o più biblioteche, anche i fondi associati vengono resi indisponibili per queste biblioteche. Quando si aggiunge la disponibilità a un registro per una o più biblioteche, il fondo rimane non disponibile per le biblioteche a meno che non si aggiungano anche questi.

Quando si trasferisce un Fondo tra Registri, è possibile spostare il Fondo solo in un Registro che abbia esattamente la stessa disponibilità di quello da cui si sta trasferendo il Fondo.

Exchange Rate Handling in Funds

Quando una linea PO crea un Impegno in una Valuta diversa da quella del Fondo, il Saldo disponibile viene calcolato in base al tasso di cambio tra le due Valute. The exchange rates and calculated values of open encumbrances in a foreign currency are recalculated weekly by the Recalculate PO Line Encumbrances Based on Current Exchange Rate job (see Viewing Scheduled Jobs). Il tasso di cambio e la data del tasso di un Disimpegno sono sempre gli stessi del relativo Impegno.

Nel seguente esempio, un acquisto in USD viene effettuato il giovedì e le fatture vengono ricevute la domenica e il martedì. Il Fondo è in EUR e il suo Saldo disponibile era di 1.000 (mille) EUR prima dell'acquisto. Il Saldo disponibile è sempre la sua dotazione totale meno (Impegno calcolato meno disimpegni calcolati) e meno Spesa.

Esempio di ricalcolo del tasso di cambio

Data	Eventi	Tasso di cambio EUR/USD	Impegno	Spesa	Disimpegno	Saldo disponibile
Giovedì	Viene inviata una linea di ordine d'acquisto di 100 USD, da pagare con un fondo in EUR.	0.91	Value: 100 USD Calculated: EUR 91 Exchange Rate Date: Thursday Status: Open			909 EUR: 1.000 - 91 Impegno
Venerdì		0.92	Value: 100 USD Calculated: EUR 91 Exchange Rate Date: Thursday Status: Open			909 EUR: 1.000 - 91 Impegno
Sabato	Il processo di ricalcolo viene eseguito	0.93	Value: 100 USD Calculated: EUR 93 Exchange Rate Date: Saturday Status: Open			907 EUR: 1.000 - 93 Impegno
Domenica	Arriva una fattura di 50 $ associata a questa linea di ordine d'acquisto	0.94	Value: 100 USD Calculated: EUR 93 Exchange Rate Date: Saturday Status: Open	47 EUR (50 USD in base al tasso di cambio di domenica)	Value: 50 USD Calculated: EUR 46.50 (50 USD calculated at 0.93 EUR) Exchange Rate Date: Saturday	906.50 EUR: 1.000 - (93 Impegno - 46.50 Disimpegno) - 47 Spesa
Lunedì'		0.92	Value: 100 USD Calculated: EUR 93 Exchange Rate Date: Saturday Status: Open	1: 47 EUR	Value: 50 USD Calculated: EUR 46.50 (50 USD calculated at 0.93 EUR) Exchange Rate Date: Saturday	906.50 EUR: 1.000 - (93 Impegno - 46.50 Disimpegno) - 47 Spesa
Martedì	An invoice for $50 associated with this PO line arrives The PO line is fully paid and the encumbrance is closed.	0.90	Value: 100 USD Calculated: EUR 93 Exchange Rate Date: Saturday Status: Closed	1: 47 EUR 2: 45 EUR (50 USD based on Tuesday's exchange rate date)	Value: 100 USD (50 USD + 50 USD) Calculated: EUR 93 (50 USD calculated at 0.93 EUR + 50 USD calculated at 0.93 EUR) Exchange Rate Date: Saturday	908 EUR: 1.000 - (93 Impegno - 93 Disimpegno) - 47 Spesa - 45 Spesa

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/020Acquisitions/110Configuring_Acquisitions/Configuring_Explicit_Exchange_Rates

For institutions that purchase resources with a different currency than the default currency and have agreements on specific exchange rates, you can define a fixed exchange rate in the Explicit Exchange Rates code table (Configuration Menu > Acquisitions > Invoices > Explicit Exchange Rates), for more information see:Configuring Explicit Exchange Rates. La configurazione del Tasso di Cambio Esplicito influisce sull'Impegno (righe PO) e sulla Spesa (Fattura) associati al Fondo, poiché il tasso di cambio viene applicato alla riga PO al momento della creazione e alla Fattura una volta approvata.

Adding a Ledger

Si aggiunge un Registro e poi si aggiunge un Fondo a questo Registro dalla pagina Fondo e Registro.

1. On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Add Ledger. Viene visualizzata la pagina Dettagli riepilogo.

   

   Aggiungi Registro - Dettagli del Riepilogo
   Per creare una copia di un Registro, selezioni Duplica nella lista delle azioni di riga per il Registro nella pagina Fondo e Registro. Dopo aver copiato il Registro, modificalo come richiesto.
2. Nella tab Riepilogo, inserisca il nome e il codice per il Registro (obbligatorio).
   The code is reused when you roll over the ledger to a new fiscal period, so don't use a year-based code, such as MAIN LEDGER 2015. Il nome del Registro può essere modificato quando viene trasferito a un nuovo anno fiscale.
   Il limite del campo è di 255 caratteri (si applica sia al codice che al nome).
3. Configura il campo facoltativo per il Registro nella sezione generale.

   Dettagli del registro generale

   Campo	Descrizione
   ID Esterno	Questo ID viene utilizzato per collegare ad altre chiavi di sistema. Il limite del campo è di 255 caratteri.
   Di proprietà di	L'istituzione o la biblioteca proprietaria. Un Registro può avere un solo proprietario. Di default, questa è l'istituzione, che rende il Registro disponibile a tutte le biblioteche dell'istituzione. Se il Registro deve essere disponibile per più di una biblioteca nell'istituzione, ma non per tutte, sotto Di proprietà di, selezionare l'istituzione e poi, sotto Disponibile per, selezionare tutte le biblioteche che possono utilizzarlo. Se si cambia Di proprietà di in una delle biblioteche, il Registro sarà disponibile solo per quella biblioteca. Quando si modifica questa impostazione in un secondo momento, è possibile trasferire la proprietà da una biblioteca all'istituzione, ma non è possibile trasferire la proprietà da una biblioteca a un'altra biblioteca o dall'istituzione a una biblioteca.
   Disponibile per	La biblioteca che può utilizzare il fondo da questo registro. By default, this matches the selection under Owned by: either the institution or a single library. Se si tratta di una singola biblioteca, questo campo non può essere modificato. Se si tratta dell'istituzione, tutte le biblioteche dell'istituzione possono utilizzare il Registro, ma è possibile modificare il campo in modo che solo alcune biblioteche possano farlo. Per limitare l'uso del Registro a una specifica biblioteca: Select the field to open a dropdown list of the institution and all of its libraries. Deselezionare la casella di controllo istituzione e selezionare tutte le biblioteche per le quali il registro deve essere reso disponibile. Le biblioteche selezionate sono aggiunte al campo. For example, in the illustration below, the institution, Main Campus, is the owner of the fund, but it is cleared from the Available for field, while three specific libraries are added to the field; the ledger is thus available only to the three selected libraries. Si assicuri di deselezionare l'istituzione se desidera limitare l'accesso al Registro a una biblioteca specifica. Se non lo fai, quando salvi il Registro, tutte le selezioni della biblioteca vengono rimosse e rimane solo l'istituzione.
   Descrizione	The ledger's description.
   Stato	The ledger's status: Attivo – Operativo nel sistema Bozza – Configurata nel sistema ma non ancora operativa Inattivo – Non operativo nel sistema (dopo essere stato precedentemente attivo)
   Valuta	L'unità di Valuta default per il Registro. To configure currencies, see Configuring Currencies.
   Periodo Fiscale	L'esercizio finanziario a cui si applica il Registro. Nella Lista compaiono solo i periodi fiscali attivi . To configure these options, see Configuring Fund and Ledger Fiscal Periods. Also, for more information on fiscal periods, see Fiscal Period Closure.
   Date periodo fiscale	Le date finanziarie a cui si applica il Registro. For information, see Configuring Fund and Ledger Fiscal Periods.

4. Nella sezione Report, selezioni il tipo di Report che desidera visualizzare dal campo Visualizza Report:
   • Fondo Saldo – Visualizza il report del saldo precedentemente etichettato
   • Fondo Burn Down – Visualizza il rapporto Fondo Burn Down configurato in Alma Analytics
5. Nella sezione Regole, configuri il campo associato al comportamento della policy di Impegno e Spesa per questo Registro.

   Ledger Rules

   Campo	Descrizione
   Eccedenza impegno permessa	Se il Fondo consente di aggiungere un Impegno il cui importo supera il Saldo disponibile del Fondo (il Saldo accreditato meno eventuali Spese e Impegni). I valori validi sono: No Yes – Alma checks the specified limit in the fund and performs a calculation against the fund's amount. (Se non viene specificato alcun limite, si presume che il limite sia 0, il che significa che Sì funzionerà come No.) Nessun limite – indica che sono consentiti sovraccarichi senza limiti. Alma non verifica il limite specificato né se il Fondo dispone di fondi. Calcolo del limite di eccedenza di impegno: A + B  A = Saldo accreditato B = Overencumbrance Limit Percent (The amount of the allowed Overencumbrance is calculated by the percentage from the total allowed Balance, so that if the balance is 100 and the limit percent is 50%, then the Overencumbrance Limit is 150.) The Overencumbrance Limit takes into account and is compared to (PO line Net Price + Encumbrance Balance) when checking if the fund can be used for a specific PO Line. This depends on its Net Price and the Encumbered Balance. The Overencumbrance Limit cannot be less than the combined amount of the PO line Net Price + Encumbrance Balance.
   Spesa oltre il limite consentita	Se il Fondo consente di aggiungere una Spesa il cui importo supera il Saldo disponibile del Fondo. I valori validi sono: No Sì Nessun limite – indica che le spese eccessive sono consentite senza limiti.
   Avviso Percentuale eccedenza impegno	La percentuale di eccedenze impegno consentite prima che il sistema fornisca un avviso. Una volta raggiunto tale importo, viene visualizzato un avviso che indica che è stata raggiunta la soglia di avviso Eccedenza di impegno. Se l'Utente conferma che la Transazione deve essere aggiunta, viene aggiunto un avviso per l'Entità che ha creato il Fondo Transazione.
   Importo avviso eccedenza di spesa	L'importo di Eccedenza di spesa prima che il sistema fornisca un avviso.
   Percentuale limite eccedenza impegno	La percentuale massima di Impegno consentita prima che il sistema blocchi la creazione di un Impegno. Quando tale importo viene raggiunto, la creazione della Transazione è bloccata.
   Importo limite eccedenza spesa	L'importo dell'Eccedenza di spesa (verificato rispetto al Saldo accreditato) prima che il sistema blocchi la creazione di un'Eccedenza di spesa. Alma  performs the check by adding the amount of overexpenditure to the allocated balance, and then subtracting encumbrances and expenditures from that sum.
   Impegni precedenti al periodo fiscale (Giorni)	Il numero di giorni, prima della data di inizio del periodo fiscale, in cui è possibile creare un nuovo impegno. Se negativo, non è possibile creare un Impegno durante il numero di giorni specificato dopo la data di inizio del periodo fiscale. When working with accrual accounting, it is recommended to set this to 365(or as early as required to enter the accrual invoices). See Working with Accrual Accounting. When creating PO lines in a non-manual way (API, EOD etc.): If a fund for the current period is active at the same time as a fund from the next fiscal period, the one from the next fiscal period is used if this value permits it. If you do not want encumbrances added to the fund from the next fiscal period while the fund from the current fiscal period is still active, set this to 0.When creating PO lines manually: When creating a PO line, the user chooses the fund. If there are two funds available, one for the current fiscal period and another for the next fiscal period, the user chooses which fund to use. In questo caso l'Impegno/Spesa verrà implementato sul Fondo selezionato.
   Spese precedenti al periodo fiscale (Giorni)	Il numero di giorni, prima della data di inizio del periodo fiscale, in cui è possibile creare una nuova spesa. Se negativo, non è possibile creare Spesa per il numero di giorni specificato dopo la data di inizio del periodo fiscale. When working with accrual accounting, it is recommended to set this to 365(or as early as required to enter the accrual invoices). See Working with Accrual Accounting.
   Trasferimenti precedenti al periodo fiscale (Giorni)	Il numero di giorni, prima della data di inizio del periodo fiscale, in cui è possibile creare nuovi trasferimenti di denaro. Se negativo, i trasferimenti di denaro sono bloccati per il numero di giorni specificato dopo la data di inizio del Periodo fiscale. When working with accrual accounting, it is recommended to set this to 365(or as early as required to enter the accrual invoices). See Working with Accrual Accounting. È possibile trasferire denaro solo tra fondi dello stesso periodo fiscale. For more information, see Managing Fund Allocation Transfer.
   Fine del periodo fiscale Impegno periodo di grazia (giorni)	Il numero di giorni, dopo la data di fine del Periodo fiscale, entro i quali è possibile creare un nuovo Impegno. Se negativo, il sistema blocca nuovi Impegni per il numero di giorni specificato prima della fine del Periodo fiscale.
   Tolleranza Spese fine Periodo fiscale (giorni)	Il numero di giorni, dopo la data di fine del Periodo fiscale, entro i quali è possibile creare una nuova Spesa. Se negativo, il sistema blocca nuove Spese durante il numero di giorni specificato prima della fine del periodo fiscale.

6. Nella tabscheda, selezioni Aggiungi Fondo per aggiungere un Fondo al Registro. For information, see Adding a Fund. Questa opzione è disponibile solo se avete selezionato Modifica per modificare un Registro esistente.
7. Selezioni Salva per memorizzare le informazioni del Registro inserite e tornare alla pagina Fondo e Registro.
   Gli aggiornamenti del tasso di cambio possono causare Alma a ricalcolare Impegno e Spesa.

Editing a Ledger

È possibile aggiornare le informazioni inserite per un Registro.

1. On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Edit in the row actions list for the ledger whose information you want to update. Viene visualizzata la pagina Dettagli del riepilogo. See Adding a Ledger.
2. On the Summary Details page, edit the ledger information as required (note that the Code,Currency, and Fiscal Period fields are not editable). For information on this page, see Adding a Ledger.
   La modifica della proprietà del Registro cambia l'ambito di disponibilità del Registro e la proprietà di tutti i suoi Fondi, ma non cambia l'ambito di disponibilità dei Fondi. Quando si rimuove la disponibilità di una mensola da una o più biblioteche, anche i fondi associati vengono resi indisponibili per queste biblioteche. Quando si aggiunge la disponibilità a un registro per una o più biblioteche, il fondo rimane non disponibile per le biblioteche a meno che non si aggiungano anche questi.
3. In the Funds tab, add, edit, duplicate, deactivate, or move funds as required. For information on adding funds, see Adding a Fund.
4. Nella nota tab, aggiunga, aggiorni o elimini la nota per il Registro. See Notes Tab.
5. Nella tabscheda, aggiunga, aggiorni o elimini gli allegati per il Registro. See Attachments Tab
6. Per memorizzare le modifiche e disattivare il Registro, selezioni Disattiva. Per attivare il Registro selezionare Attiva. Altrimenti, per salvare le modifiche, selezioni Salva.

Adding a Fund

Le regole sono ereditate automaticamente dal Registro. Tutte le modifiche apportate alle regole del Registro possono essere automaticamente viste nel Fondo ad esse associato (ad esempio, il periodo di grazia). L'eredità funziona se non c'è nulla configurato nella scheda Fondo tab.

Thus, if you configure extra fund rules, which causes the Ledger Rules to be overridden and the inheritance to be annulled, the tab Restore Rules Information will appear. You need to select Restore Rules Information, and then restore each one individually. È possibile impostare regole specifiche per ciascun Fondo, oppure ciascuno di essi erediterà tutte le regole dal Registro generale.

In the Fund tab, in the Rules section, if there is a tab Restore Rules Information, it indicates that the rules have been customized for the fund. If you select Restore Rules Information,  the values will be inherited from the upper level of the hierarchy.

Once the rules are restored, the tab Override Rules Information will appear, which enables you to define your own rules for the fund.

Di conseguenza, se appare la seguente scheda, indica quanto segue:

• Override Rules Information- that the current values are inherited and have not yet been customized.

• Restore Rules Information- that the current values have been customized.

È possibile aggiungere un fondo a un registro o a un fondo riepilogativo. È possibile aggiungere Impegno al Periodo Fiscale di un Fondo o Registro solo se:

• Il periodo fiscale è attivo

• L'intervallo di date del periodo fiscale include la data corrente

Alternatively, you can add encumbrances to a fund's fiscal period prior to or after the actual fiscal period, provided the relevant fields are configured in the Rules section of the Summary Details page (select Add Ledger). For details on the fields in the Rules section, see Adding a Ledger.

1. On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Edit in the row actions list for the ledger or summary fund to which you want to add a fund.
2. Selezionare la Fondo tab. Viene visualizzata la pagina Fondo Lista.
3. Selezioni Aggiungi Fondo e selezioni Fondo accreditato o Riepilogo Fondo. Viene visualizzata la pagina Dettagli riepilogo.

   

   Aggiungi Fondo - Dettagli riepilogo
   Se desidera creare una copia di un Fondo, selezioni Duplica nelle azioni della riga Lista per il Fondo che desidera copiare. Una volta copiato il Fondo, può modificarlo secondo le sue necessità.
4. Inserisca il nome e il codice del Fondo (obbligatorio).
   The code is reused when you roll over the ledger to a new fiscal period, so don't use a year-based code, such as MAIN FUND 2015. Il nome del Fondo può essere modificato quando viene rinnovato per un nuovo anno fiscale. If you are working with accrual accounting (see Working With Accrual Accounting), do not change the name of the fund in the new fiscal period.
   The field limit is 255 characters (applies to the code and the name). Si raccomanda che il codice non contenga alcun carattere speciale.
5. Facoltativamente, inserisca un ID esterno per il Fondo che può essere utilizzato per collegarlo ad altre chiavi di sistema e una descrizione del Fondo.
   Owned by,Path, Currency,Fiscal period, and Fiscal period dates are inherited from the ledger and cannot be modified.Available for is also inherited, but you can remove libraries to make it more restrictive in the next step.
6. Se il Registro principale/Fondo di riepilogo del Fondo era disponibile per più di una biblioteca, selezioni la biblioteca per cui questo Fondo è disponibile in Disponibile per. È possibile rendere la disponibilità del Fondo più restrittiva rispetto a quella del suo genitore.
7. Facoltativamente, inserisca un tipo di Fondo. To configure fund types, see Configuring Fund Types.
   Per rendere questo Fondo disponibile per l'associazione alla richiesta di condivisione delle risorse, il tipo di Fondo deve essere Condivisione Risorse. See Borrowing Requests Associated with Funds.
8. Per sovrascrivere le regole impostate dal Registro, nell'area Regole selezionare Sostituisci informazioni sulle regole e quindi configurare il campo associato al comportamento della policy di Impegno e Spesa per questo Fondo. For an explanation of these fields, see Adding a Ledger.
9. Per un riepilogo Fondo:
   1. Nella sezione Report, selezioni il tipo di Report che desidera visualizzare dal campo Visualizza Report, come segue:
      • Fondo Balance – visualizza il report Saldo precedentemente etichettato.
      • Fondo Burn Down – Visualizza il report Fondo Burn Down configurato in Alma Analytics.
   2. nella Fondo tab, seleziona Aggiungi Fondo per aggiungere un Fondo al Registro (iniziando dal passaggio 1 di questo processo).
10. Selezioni Salva per memorizzare le informazioni sul Fondo.

Editing a Fund

È possibile aggiornare le informazioni inserite per un Fondo.

1. On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Edit in the row actions list for the fund whose information you want to update.
2. Nella pagina Dettagli riepilogo, modifichi le informazioni sul fondo, come richiesto. For more information on this page, see Adding a Fund. Note that the fund's code is not editable.
3. Per Fondo accreditato, selezionare la scheda Transazione tab per eseguire la Transazione sul Fondo. For more information on transferring and allocating funds, see Performing Fund Transactions.
4. Nella nota tab, aggiunga, aggiorni o elimini la nota per il Fondo. See Notes Tab.
5. Nella tabscheda, aggiunga, aggiorni o elimini gli allegati per il Fondo. See Attachments Tab.
6. Per memorizzare le modifiche e disattivare il Fondo, selezioni Disattiva. Per attivare il Fondo, selezioni Attiva. Altrimenti, per salvare le modifiche, selezioni Salva.

Activating and Deactivating Funds and Ledgers

Prima di poter utilizzare un Fondo, è necessario attivarlo.

Dopo aver assegnato tutti i fondi necessari per un registro, è necessario attivare il registro per poterlo utilizzare.

Può disattivare un Fondo o un Registro di cui al momento non ha bisogno ma di cui potrebbe aver bisogno in un secondo momento. You also must deactivate a fund or ledger before it can be deleted (see Deleting Funds and Ledgers).

On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Activate or Deactivate in the row actions list for the ledger or fund that you want to activate or deactivate.

Deleting Funds and Ledgers

Quando un registro o un fondo non sono più necessari per un periodo fiscale, possono essere eliminati dal sistema. Si noti che il Fondo/Registro deve essere Inattivo o Bozza per essere eliminato.

On the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers), select Delete in the row actions list for a fund or ledger. Se il Fondo (o il Fondo associato al Registro) non ha alcuna Transazione associata (Impegno, Spesa o assegnazioni), viene eliminato. Se un Registro viene eliminato, anche tutti i Fondi associati al Registro vengono eliminati.

Se il Fondo (o il Fondo associato al Registro) ha delle Transazioni associate, allora il Fondo deve essere attivato per mostrare la tab delle Transazioni in modo che le Transazioni possano essere eliminate. Dopo che tutte le Transazioni sono state eliminate, rendete il Fondo inattivo per poterlo eliminare.

Performing Fund Transactions

Fund transactions are performed in the Transactions tab, accessible by selecting Edit in the row actions list for an allocated fund on the Funds and Ledgers page (Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers). La Transazione tab elenca tutte le transazioni eseguite su un fondo accreditato.

In questa tab può:

• Visualizza i dettagli di una transazione
• Assegni denaro a un fondo accreditato.
• Trasferisci somme di denaro da un fondo assegnato a un altro. Può anche trasferire Fondo.

Nella Transazione tab, selezioni Visualizza nella Lista delle azioni di riga per una Transazione. Viene visualizzata la pagina Dettagli Transazione con i dettagli per la Transazione specificata.

1. Nella Transazione tab, selezioni Fondo accreditato.

   

   Pagina di allocazione transazione
2. Inserisca l'importo dell'assegnazione e compili il seguente campo facoltativo:
   • Numero identificativo della transazione – Un numero che può essere utilizzato per fare riferimento a una particolare allocazione al Fondo
   • Transazione nota – Una descrizione della transazione
   • Reporting codes(s)- A code that can be used for analyzing acquisitions in subsequent reporting. For more information, see Configuring Reporting Codes.
3. Selezionare Aggiungi Allocazione Transazione e selezionare Conferma nella finestra di dialogo di conferma.
4. Seleziona Salva.

1. Nella scheda Transazione tab, selezioni Trasferimento Fondo.
   Il campo From Fondo contiene il valore del Fondo corrente, che non può essere modificato.
2. Continue as described in Transferring Money Between Allocated Funds, starting from step 2.

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