Approvazione e invio di ordini di acquisto

Traducibile

Questa pagina descrive l'approvazione degli Ordini (PO) in Alma, inclusi il reinvio e l'eliminazione degli ordini. For a list of links to pages with instructions for purchasing in Alma, including creating PO lines, renewals, working with vendors, etc., see Purchasing. For an overview of the full end to end purchasing workflow see Purchasing Workflow. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Infrastructure, Invoicing, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Per approvare e inviare gli ordini di acquisto, è necessario disporre del seguente ruolo:
  • Gestore Acquisti

After PO lines are packaged into a PO and the PO is reviewed and saved using Save and Continue(see Packaging PO Lines into a PO), if the approval rules pre-configured by Ex Libris require manual approval for POs, the PO is sent for approval. You approve POs on the Approve Orders page (Acquisitions > Purchase Order > Approve).

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Approva la pagina dell'ordine

Un ordine di acquisto andrà in attesa di approvazione solo se tutte le Linee d'ordine (POL) all'interno dell'ordine di acquisto dispongono di uno dei seguenti Metodi di acquisto:

  • Acquista
  • Nessuna comunicazione di acquisto

You can also view this page by selecting the task Orders Lines - Approval in the Tasks List in the persistent menu (see Tasks in the Task List) .

La pagina Approva Ordini visualizza le seguenti colonne per ogni PO:

  • Numero ordine
  • Stato
  • Data - La data in cui l'ordine di acquisto ha ricevuto il suo stato.
  • Venditore
  • Unità organizzativa
  • Prezzo totale
  • # di linee
Per approvare e inviare manualmente i PO:
  1. Facoltativamente, vista le informazioni per un ordine d'acquisto, seleziona vista nell'elenco delle azioni di riga. Viene visualizzata la pagina Riepilogo ordine di acquisto con le informazioni sull'ordine di acquisto. I campi in questa pagina non possono essere modificati. Per modificare il PO, selezionare Modifica nella Lista delle azioni di riga per un PO per aprire la pagina Riepilogo PO e modificare le seguenti informazioni:
    • Informazioni aggiuntive su Fornitore, fatturazione e spedizione
      Le modalità di spedizione disponibili sono configurate da una tabella codici. See Configuring Shipping Methods.
    • Una Lista di ogni Linea d'ordine (POL) inclusa nell'ordine di acquisto
    • Allegati all'ordine d'acquisto
    • nota per il PO
    When Integrate by ERP Number is selected for the Export Orders (PO) job (see Financial Systems), a PO's ERP number must be filled in for the PO to proceed to the next stage of the workflow. Se il numero ERP non è compilato, l'ordine di acquisto viene inviato all'ERP per ricevere un numero, dopodiché viene reimportato in Alma utilizzando il processo Importa approvazioni PO. Se il numero ERP è compilato, l'ordine di acquisto (dopo essere stato approvato in Alma) viene inviato contemporaneamente al fornitore e all'ERP. For more information, see Integrating POs with the ERP Number for Approval.
  2. Nella pagina Approva Ordine, selezioni ogni ordine di acquisto che desidera approvare e inviare e selezioni Approva e Invia. È possibile approvare e inviare singoli ordini di acquisto selezionando Approva e Invia nelle azioni di riga per un ordine di acquisto specifico.

The user that selected Approve and Send is saved in the DB as the PO Line Approver ID. This field is also saved for a user that selects the Order Now action from the PO line. Per gli ordini di acquisto inviati automaticamente da Alma, l'approvatore della Linea d'ordine (POL) sarà "Sistema". This happens when the PO Lines - Packaging job creates the PO and sends it out, when using integration with ERP and in some cases in EOD.

I PO approvati vengono inviati al fornitore pertinente come comunicazione dell'Ordine Lista. For information on the Order List Letter, see Configuring Alma Letters. È possibile visualizzare l'Ordine Lista comunicazione dalla tab Allegati dell'Ordine di tab Acquisto e del Fornitore.

Dopo l'invio di una Linea d'ordine (POL), la data di Attivazione prevista della Risorse (bibliografiche) correlata viene aggiornata alla data di Attivazione prevista della Linea d'ordine (POL).

Reinvio degli ordini di acquisto

Per le Linee d'ordine (POL) che non sono state annullate e il cui Metodo di acquisto è Acquisto, è possibile reinviare l'Ordine al Fornitore selezionando Reinvia Ordine per l'Ordine inviato. Questa opzione è utile quando l'Ordine è stato inviato con successo da Alma, ma per motivi tecnici dal lato del Fornitore non è stato Ricevuto correttamente o è andato Smarrito.

Se Alma non riesce a inviare un Ordine, l'Ordine appare nella pagina Ordine In revisione con un Alert. Per reinviare l'Ordine, modifichi l'Ordine e selezioni Salva e continua. See Reviewing POs.

For more information on resending a PO, see the Resend a Purchase Order video (1:50 mins).

Eliminazione degli ordini di acquisto

Per eliminare un PO, selezionare Elimina PO nell'elenco delle azioni riga e selezionare Conferma nella finestra popup di conferma.

For instances of when you would want to delete a PO, see Deleting POs.

You can also delete a PO from the main menu by selecting Acquisitions > Purchase Order > Delete PO.