Chiusura/Annullamento, riapertura e ricollegamento delle linee di ordine di acquisto

Questa pagina descrive come chiudere, annullare ed eliminare le righe PO, nonché come riaprirle e ricollegarle/riattivarle. It includes information on changing a PO line's bibliographic reference. For a high level overview of the receiving stage for physical items with links to details for closing PO lines, post receiving and processing claims see Receiving Material. For information on the overall purchasing workflow see Purchasing Workflow. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Invoicing, Renewals, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

The following sections describe certain actions that you can perform on PO lines from the PO Lines task list (Acquisitions > Purchase Order Lines > All PO Lines; see Communicating with Vendors), to either remove them from active processing, return them to active processing, or change the resources they relate to. A seconda del Suo Ruolo, dello stato della riga PO, del tipo di riga PO e di altri fattori, potrebbe essere in grado o meno di eseguire tutte queste azioni su tutte le righe PO nel Suo sistema. For more information about task lists in general, see Record Lists.

In order to perform any of these actions on a PO line, the PO line must be assigned to you; see Editing PO Line Information.

Closing, Canceling, and Deleting PO Lines

La tabella seguente confronta le azioni di chiusura, Cancella ed Elimina PO delle righe.

To change the status of PO lines in bulk (cancel, close, or delete), use the Change PO Lines Status job (see Manual Jobs).

Linee di ordine di acquisto di fine ciclo
Azione	Motivo	Disponibile per	Risultato
Chiusura delle linee PO	Per completare l'Ordine	Righe di ordine di acquisto una tantum in attesa del pagamento della fattura Continuous PO lines with recurring renewal	La linea PO è stata memorizzata come chiusa; può essere riaperta
Annullamento delle linee PO	Errore durante l'elaborazione della riga PO	Linee d'ordine attive che non sono being evaluated (in the Under Evaluation workflow step i.e., PO lines that are part of a trial - see Evaluation Workflow) or in attesa del pagamento della fattura	La riga PO è stata archiviata come annullata, può essere riaperta
Elimina le linee PO	Pulisci sistema	Linee PO annullate Utenti con ruoli Estesi	Linea d'ordine (POL) e tutto il materiale correlato eliminato da Alma

Chiusura delle linee PO

La chiusura di una riga PO viene utilizzata per indicare che l'acquisto è stato completato. Possono essere chiusi i seguenti tipi di linee PO:

Linee d'ordine (POL) singole che sono state inviate (con almeno una Risorse (bibliografiche) ricevuta o attivata) e sono in attesa del Pagamento della Fattura (di solito vengono pagate automaticamente, set su Completamente fatturate e/o chiuse dal flusso)
Continuous PO lines with recurring renewal (when a serial subscription must be stopped, for example)

Quando si chiudono le linee d’ordine, l’inventario non viene eliminato. For PO lines associated with electronic resources, a task is added to the Electronic Activation task list with the following note:The order for this resource was closed. Si prega di verificare se è necessaria la disattivazione.

Con la chiusura delle Linee d'ordine (POL), gli impegni vengono rilasciati.

È possibile aggiungere note e allegati a una riga di ordine di acquisto anche quando questa è chiusa.

Per chiudere una linea PO:

Nella lista delle attività delle Linee d'ordine (POL), nelle azioni di riga della Linea d'ordine (POL), seleziona Chiudi, quindi seleziona Conferma nella finestra di dialogo di conferma.

Per chiudere una Linea d'ordine (POL) con alcune copie ricevute e alcune non ricevute, rimuovere le copie non ricevute, modificare il numero di copie nella Linea d'ordine (POL), quindi ri-ricevere le copie ricevute.

Annullamento delle linee PO

"L'annullamento di una Linea d'ordine (POL) invalida la Linea d'ordine (POL)." You can cancel any active PO line, except ones being evaluated (in the Under Evaluation workflow step i.e., PO lines that are part of a trial - see Evaluation Workflow) or waiting for invoice payment. Le Linee d'ordine (POL) annullate possono essere eliminate.

Quando una riga PO viene annullata, non viene rimossa da Alma. Cancelled PO lines are still included in the PO Lines task list, and you can edit or delete notes and attachments in cancelled PO lines (see Editing PO Line Information). Se una riga di ordine di acquisto annullata ha un e-task associato, quest'ultimo viene eliminato. A PO line's encumbrances are released when it is cancelled.

If the PO line is a main PO line, Alma attempts to delete the PO line's inventory. Alma non elimina l'inventario se la riga dell'ordine di acquisto è aggiuntiva o se l'inventario è stato ricevuto o attivato. Se l'inventario non può essere eliminato, il collegamento tra la riga dell'ordine di acquisto e il suo inventario viene rimosso.

Alma attempts to delete both the item and, if the holdings is then empty, it attempts to delete its holdings as well. If the bibliographic record is then also itemless, the handling of the record depends on the value of the pol_handle_bib_record_without_inventory customer parameter. For more information, see Configuring Other Settings (Acquisitions).

(New for February 2026) If the delete_linked_portfolio_upon_pol_cancellation parameter (Configuration > Acquisitions > Other settings) is set to true (false by default), when cancelling a PO line, both local inactive portfolios and inactive portfolios that are linked to the CZ or that are part of an electronic collection will be deleted.

If a PO line associated with a request is cancelled, the Requests - Recalculate After Inventory Updatejob detaches the request from the associated inventory and potentially cancels the request (if no other items can be used for fulfilling the request). For details, see the job Requests – Recalculate after Inventory Update inViewing Scheduled Jobs.

Per annullare una linea PO:

Nella lista delle attività PO Lines, nelle azioni della riga della linea PO, selezionare Annulla riga. Se hai configurato una nota di restrizione per l'annullamento della riga PO, essa appare. Dopo che Lei ha confermato, o se non ha configurato alcuna nota, dopo aver selezionato Annulla riga, appare la finestra di dialogo Informazioni sull'annullamento.
Finestra di dialogo Informazioni di cancellazione
Selezioni il motivo dell'annullamento. To configure the available reasons, see Configuring PO Line Cancellation Reasons.
Nella Nota di annullamento, inserisci una nota per il fornitore, se necessario.
I dettagli della nota appaiono nella sezione nota del pannello dei dettagli della Linea d'ordine (POL) Dettagli.
Select Send cancellation to vendor to send a cancellation notification to the vendor (PO Line Cancelation Letter), if required.
La cancellazione viene inviata tramite email a meno che il fornitore non sia configurato per annullamenti EDI, nel qual caso viene inviata tramite EDI. Se inviato tramite email, viene utilizzato l'Indirizzo preferito definito per il Fornitore. For information about EDI, see Electronic Data Interchange (EDI).
If the pol_handle_bib_record_without_inventory customer parameter is set to MANUAL, an additional field,Handling bibliographic records without inventory, appears in the dialog box (see Configuring Other Settings (Acquisitions). In this case, you must specify what should be done with the bibliographic record if cancelling this PO line causes it to become itemless. Per farlo, seleziona una delle seguenti opzioni dalla Lista a discesa:
- Do nothing– Leave the bibliographic record in the database.
- Delete bibliographic records– Delete the bibliographic record from the database.
- Suppress bibliographic records– Leave the bibliographic record in the database, but suppress it from publishing in discovery.
Selezionare Conferma. La linea PO è stata annullata. Se è stata selezionata l'opzione Invia annullamento al Fornitore, l'istruzione di annullamento viene inviata al Fornitore.
Un'istruzione di annullamento viene inviata al fornitore solo se l'ordine è stato precedentemente inviato al fornitore. Se l'ordine è ancora in revisione, non è stato inviato alcun ordine al fornitore e quindi non è necessario selezionare Invia annullamento al fornitore.

Per trovare le Linee d'ordine (POL) cancellate:

Nella lista delle attività Righe PO, nelle Faccette, sotto flusso Step, selezionare Annullato. L'elenco delle attività è filtrato e vi compaiono solo le linee di ordine d'acquisto annullate.

Deleting PO Lines

È possibile eliminare una Linea d'ordine (POL) solo se si dispone del Ruolo Operatore acquisti esteso.

L'eliminazione di una riga PO la rimuove da Alma ed elimina qualsiasi transazione associata alla riga PO. L'eliminazione di una riga principale dell'ordine di acquisto elimina anche le risorse di inventario associate alla riga dell'ordine; l'eliminazione di una riga aggiuntiva dell'ordine di acquisto non elimina l'inventario.

L'opzione Elimina è disponibile per le Linee d'ordine (POL) con i seguenti stati:

In revisione
Packaging(Automatic or Manual)
Differito o Annullato

Una riga PO non può essere eliminata se:

È collegato a una linea di fattura.
È collegato a un ordine d'acquisto ed è stato inviato a un fornitore. (Se l\'ordine di acquisto non è stato inviato, la Linea d\'ordine (POL) può essere rimossa dall\'ordine di acquisto e quindi eliminata.)
È una Linea d'ordine (POL) principale e una delle Risorse (bibliografiche) della Linea d'ordine (POL) è stata Ricevere o Attiva (anche se la Linea d'ordine (POL) è In revisione).

Una volta che una riga PO è stata eliminata, non è possibile recuperarla o riaprirla. If there is a chance you will want to view or reuse a PO line, consider cancelling it (see Cancelling PO Lines, above) or closing it (see Closing PO Lines, above).

Per eliminare una linea d'ordine:

In the PO Lines task list, in the row actions of the PO line, select Delete, and then select Confirm in the confirmation dialog box. La riga d'ordine è stata eliminata.

For additional information about deleting PO lines, see Deleting POs.

Relinking and Reactivating PO Lines

La tabella seguente confronta le azioni di ricollegamento, modifica dei riferimenti bibliografici e riapertura delle Linee d'ordine (POL).

Ricollegamento e riapertura delle Linee d'ordine (POL)
Azione	Motivo	Disponibile per	Non disponibile per	Risultato
Ricollegamento linee d’ordine	Esiste un record bibliografico migliore	Linee d\'ordine (POL) con lo stato In revisione, Differito, Pronto o Chiusosingolo non inviato	Record dalla Community Zone Copie con due diversi record bibliografici Linee d'ordine (POL) associate alle collezioni	La Linea d'ordine (POL) è collegata al record migliore e le sue copie/holdings vengono spostate sotto quel record bibliografico
Modifica del riferimento bibliografico	Esiste una descrizione migliore per il record	Linee PO attive	Linee PO annullate Linee d'ordine (POL) associate alle collezioni	La linea PO presuppone una descrizione migliore, più completa
Riapertura di una linea PO chiusa o annullata	Per aprire una Linea d'ordine (POL) che è stata chiusa o annullata (spesso per errore)	Linee di ordine di acquisto chiuse o annullate	Tutte le altre linee PO, incluse le linee PO Elimina	Lo stato cambia in In revisione

Relinking PO Lines

È possibile modificare il record bibliografico a cui è collegata una Linea d'ordine (POL). Possibili ragioni per farlo includono:

Un EOD arriva per un singolo volume all'interno di un'opera composta da più volumi, che è più adatto per essere collegato rispetto al collegamento esistente.
Arriva una copia che si adatta meglio a un record bibliografico esistente rispetto a uno nuovo importato al momento dell'Ordine.

The Relink option is available for PO lines with the status In Review,Deferred,Ready(packed into a PO and ready to be sent), or Waiting for Manual Renewal, as well as for unsent one-time closed PO lines. Le linee d'ordine non possono essere ricollegate se si verifica una delle seguenti condizioni:

La Linea d'ordine (POL) è correlata alla Knowledge Base centrale (la Linea d'ordine (POL) è una collezione elettronica). Quando ciò accade, l'opzione Ricollega non appare.
La linea PO non dispone di un MMS_ID.
La linea d'ordine fornitore contiene delle voci appartenenti a due diversi record bibliografici.

Per ricollegare una linea PO:

Select Relink in the row actions list of the PO line you want to relink.
Selezionare Conferma nella finestra di dialogo di conferma. Si apre una pagina di ricerca archivio in un pannello a scomparsa, con risultati di ricerca per risorse simili alla riga PO (ad esempio, risorse che hanno lo stesso titolo e ISBN, se esistono).
Modify the search if required (see Searching for PO Lines).
Select the button beside the number of the new resource, and then select Select. La Linea d'ordine (POL) è collegata alla nuova Risorse (bibliografiche). Additionally, the associated holdings and items are also moved to the new bibliographic record.

Changing a PO Line's Bibliographic Reference

"È possibile modificare il riferimento del record bibliografico di una Linea d'ordine (POL) a un record bibliografico diverso senza modificare l'Inventory." Solo la descrizione della Linea d'ordine (POL) è stata modificata.

Questa funzionalità è utile, ad esempio, se viene effettuato un ordine su un record bibliografico breve (stub). In questo caso, la descrizione della Linea d'ordine (POL) è la descrizione del breve record bibliografico. Se il record bibliografico breve viene aggiornato con un record bibliografico completo, la Linea d'ordine (POL) avrà ancora la vecchia descrizione ormai imprecisa del Titolo. In un caso come questo, puoi selezionare Cambia riferimento bibliografico per aggiornare la descrizione della Linea d'ordine (POL) alla descrizione della nuova versione del record.

Questa funzione è rilevante solo per le Linee d'ordine (POL) basate sul Titolo. Inoltre, non può essere eseguito sulle Linee d'ordine (POL) annullate.
PO lines of type Electronic Collection-Subscription are treated the same as Other Services - Subscription.

Per cambiare il record bibliografico a cui è collegata una riga di ordine d'acquisto senza spostare l'Inventory:

Selezionare Modifica riferimento Bib nell'elenco delle azioni della riga PO per cui si desidera cambiare il riferimento.
Elenco righe ordine di acquisto
Seleziona Conferma nella finestra di dialogo di conferma.
Si apre una pagina di ricerca archivio in un pannello a scomparsa, con risultati di ricerca per risorse simili alla riga PO (ad esempio, risorse che hanno lo stesso titolo e ISBN, se esistono).
Modify the search if required (see Searching for PO Lines).
Select the button beside the number of the new resource, and then select Select. Il riferimento della linea PO è stato modificato.

Reopening a Closed or Cancelled PO Line

Per riaprire le linee d'ordine (POL) chiuse o annullate, è necessario avere uno dei seguenti ruoli:

Operatore Acquisti
Gestore Acquisti

Le Linee d'ordine (POL) che sono state chiuse o cancellate possono essere riaprite e riutilizzate. Quando una Linea d'ordine (POL) chiusa viene riaperta, l'ordine di acquisto viene rimosso e la Linea d'ordine (POL) viene aggiornata con lo stato In revisione. Quando una Linea d'ordine (POL) Cancellata viene riaperta, il Fondo originale viene rimosso; è necessario aggiungere un nuovo Fondo alla Linea d'ordine (POL).

Le Linee d'ordine (POL) chiuse hanno completato un intero flusso di Acquisizioni (Ordine e Pagamento) e, al termine, sono state chiuse. Le Linee d'ordine (POL) annullate sono state avviate ma non completate.

Le righe PO chiuse o annullate possono essere riaperte dalla singola riga PO oppure tramite un processo automatizzato.

Per riaprire una riga PO chiusa o annullata dalla riga PO:

Select Reopen in the row actions list of the PO line you want to reopen, and then, in the confirmation message, select Confirm. The PO line status is changed to In Review.

Per riaprire in blocco le righe d'ordine chiuse o annullate:

Esegui il processo Aggiorna flusso di lavoro linee PO. For more information, see Running Manual Jobs on Defined Sets.