Creazione di Linee d'ordine (POL) per il Deposito legale

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This page describes how to work with legal deposits including configuration. For a list of links to pages with instructions for purchasing in Alma including creating PO lines in general, renewals, working with vendors, etc., see Purchasing. For information on the overall purchasing workflow see Purchasing Workflow. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Infrastructure, Invoicing, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Se Lei è un ente governativo o una biblioteca nazionale che riceve copie di pubblicazioni gratuitamente dal Fornitore, può utilizzare il metodo di acquisizione Deposito legale per effettuare una transazione con il Fornitore. Il Deposito Legale consente che un valore pari a zero per un ordine di acquisto coesista con una notifica al Fornitore, senza richiedere né un Fondo né un prezzo per inviare diverse versioni della riga d'ordine comunicazione.

Il metodo Deposito Legale è fornito con Alma ed è abilitato per le istituzioni che lo richiedono. Quando viene creata una nuova riga PO, Alma verifica se i depositi legali sono abilitati. Se è così, Alma visualizza il metodo di acquisizione come opzione.

How It Works

La biblioteca riceve una o più copie di ogni opera pubblicata nella propria giurisdizione. (Ciò include monografie e seriali, sia stampati che elettronici.) La biblioteca può richiedere un prezzo di acquisto pari a zero e, nella stessa transazione, inviare una conferma di ricezione al fornitore o agli editori. Gli avvisi vengono generati automaticamente dal sistema con le seguenti regole:

  • Per ogni copia (per monografie)
  • Secondo Evento (richiesta, Ordine, ricevuta).
Le comunicazioni dei reclami non vengono inviate automaticamente per ordini in continuazione copia (copie di serie).

Alma fornisce la seguente comunicazione di Deposito Legale, che può essere personalizzata:

  • Lettera di ricevute del deposito legale annuale
  • Lettera Sollecito Deposito Legale
  • Lettera Ordine Deposito legale
  • Lettera di Ricezione Deposito legale

For detailed information about editing form letters in Alma, see Configuring Alma Letters.

Una volta abilitato il metodo Deposito Legale e revisionata e modificata la comunicazione, è possibile creare una riga di ordine di acquisto con il metodo di acquisizione Deposito Legale. See Manually Creating a PO Line.

  1. Un amministratore abilita il Deposito Legale come metodo di acquisizione per l'istituzione. See Configuring Acquisition Methods.
  2. The user creates a PO line with an acquisition method of Legal Deposit. See Manually Creating a PO Line.
  3. Alma sends a request notification to the vendor. Note that when the LEGAL_DEPOSIT_NOLETTER acquisition method is active, no order is sent to the vendor. Quando l'operatore crea un Ordine utilizzando il metodo di acquisizione Deposito Legale:
  4. La linea PO è imballata e inviata al fornitore
    • La riga PO non è una fattura.
    • The PO line is packed and sent to the vendor
    • The PO line is not invoiced
    • The PO line is redirected to the claims task list when appropriate
  5. The vendor sends the Legal Deposit monograph or serial requested by the library.
  6. La biblioteca invia un riconoscimento al Fornitore sulla seguente pianificazione:
    • Per le monografie in deposito legale, al momento della ricezione.
    • Per i periodici Legal Deposito, Alma crea un report analitico annuale predefinito e puoi creare altri report, ma Alma non li invia automaticamente. Se necessario, può eseguire un processo per inviare questi report al set di fornitori richiesto. Per fare ciò:
      1. Crea un set di fornitori. See Vendor Sets.
      2. Configura la comunicazione delle Ricevute Annuali del Deposito Legale. See Configuring Alma Letters.
      3. Configura il report di analisi richiesto e inserisca il relativo percorso. See Configuring Legal Deposit Report Paths. Also add the report as an Analytics object of type Report(seem Working with Objects in Analytics).
      4. Esegua il lavoro Attività di Ricevuta Annuale del Deposito Legale. See Running Manual Jobs on Defined Sets.