Creazione di Linee d'ordine (POL) con ordinazione in tempo reale

Traducibile

In questa pagina viene descritto come configurare e utilizzare le API in tempo reale. For a list of links to pages with instructions for purchasing in Alma including renewals, working with vendors, etc., see Purchasing. For the overall purchasing workflow, including the steps required for creating orders (whether using EOD, creating them manually, etc.), see Purchasing Workflow. For an overview of working with acquisitions in Alma, including links to relevant sections such as Invoicing, Renewals, Configuration, etc., see Introduction to Acquisitions.

Alma supporta gli ordini in tempo reale consentendo al Fornitore di integrare i propri sistemi di ordinazione con le funzionalità di Archivio e di ordinazione di Alma. Ciò significa che l'operatore Alma può acquistare copie direttamente nel sistema del Fornitore e i dati dell'Ordine vengono inviati automaticamente ad Alma dal sistema del Fornitore utilizzando le API di Alma. Alma crea quindi automaticamente una linea PO per ogni copia acquistata.

L'ordinazione in tempo reale accelera la disponibilità delle risorse, incrementa l'efficienza dell'integrazione dei record, riduce le complicazioni legate alla sovrapposizione o fusione manuale dei record e migliora l'arricchimento dei dati in Alma.

The following diagram provides an overview of the real-time purchasing workflow:

A diagram for real time ordering.

Impostazione di un flusso di ordinazione in tempo reale con un fornitore partecipante

Questa sezione fornisce informazioni generali sulla configurazione del flusso di ordinazione in tempo reale con il Fornitore. Set-up deve avvenire sia in Alma che nel sistema del Fornitore.

For specific instructions for working with ProQuest Coutts OASIS, see Setting up a real-time acquisitions workflow with ProQuest Coutts OASIS. See also Manually Creating a PO Line.

Configurazioni richieste in Alma

The simple setup includes the following steps:

  • Template di metadati predefinito: assicurati che sia configurato un template di metadati predefinito. (Open the Metadata Editor>Template> choose the template you want to define as a default > right-click and select Properties> check as default).
  • Nuovo profilo di integrazione API Ordine: questa API viene utilizzata per creare una riga PO in Alma per un Ordine effettuato in un sistema Fornitore. As part of the PO line details, the relevant metadata is sent to Alma. Alma cercherà di abbinarlo al record bibliografico esistente. Se esiste un record bibliografico corrispondente, la nuova riga PO sarà associata a quel record. If not – a new bibliographic record will be created with the supplied metadata. You need to decide on the matching rules that you want to apply (see How the bibliographic record is determined). Validations for fund-related issues can also be configured (as documented here(docx)).
    Quando viene trovata una corrispondenza, il New Ordine API profilo d'integrazione non apporta alcuna modifica al tag di gestione del record esistente. Quando non viene trovata alcuna corrispondenza, il profilo d'integrazione crea un nuovo Bib con il tag di gestione secondo le impostazioni predefinite/profilo.
  • Ex Libris recommends to define an API Restriction profile(see here).
  • Configurazione Alma specifica del Fornitore per GOBI: l\'Account del fornitore che rappresenta GOBI deve essere Definito con uno sconto dello 0%.

Invio delle informazioni di configurazione al Fornitore

Anche la configurazione per l'ordinazione in tempo reale deve essere effettuata dal Fornitore. For information for vendors, see Setting up a real-time ordering workflow with ExLibris Alma.

  • Fornire al fornitore le informazioni necessarie di Alma per la configurazione, come dettagliato di seguito:
Invia al fornitore Descrizione
API key

Generate an API key and supply it to the vendor.

If several vendors are part of the real-time ordering, supply each vendor a unique separate API key. In this way, if and when the institution wants to discontinue working with a specific vendor, that specific API key can be disabled via the Developers Network. Se diversi Fornitori fanno parte dell'ordinazione in tempo reale, fornisca a ciascun Fornitore una chiave API univoca e separata.

To generate your API key:

Le altre chiavi API continueranno a funzionare come al solito.

  1. Log in to the Developers Network using your institution account.
  2. Definisci un'applicazione con il nome “Integrazione con il fornitore”.
  3. Aggiungere l'API “Acquisizione” all'applicazione, con un piano di lettura/scrittura.
  4. Add “Configuration” API to the application, with read-only plan.
  5. Questa è la chiave API che verrà utilizzata come parte delle chiamate API Fornitore in Ordine per identificare la Sua istituzione. Questa è la chiave API che verrà utilizzata come parte delle chiamate API Fornitore in Ordine per identificare la Sua istituzione. Note that we recommend to define an API Restriction profile. See more details here.

For more details regarding API key generation and working with Alma APIs, see Alma APIs.
Codice fornitore e codice account fornitore

Find the information regarding the vendor record in Alma under Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Vendors. Le righe d'ordine create come parte dell'ordine in tempo reale saranno collegate a quel Fornitore e all'Account del fornitore:

Assicurati che questo fornitore in Alma sia configurato per non inviare messaggi EDI in uscita per gli ordini di acquisto. Other EDI messages (e.g. for invoices) can be sent, if it is part of your workflow.
Codici della biblioteca proprietaria

The library to which the PO line created as part of Real-time ordering will be assigned to.

Fornire al fornitore un elenco dei possibili codici di proprietà della biblioteca. The implementation on the vendor side might be to provide a dropdown on the ordering form, from which to choose the relevant owning library. Un'altra implementazione potrebbe essere quella di associare un account a una singola biblioteca proprietaria. In questo caso, l'operatore dovrà essere connesso con l'account pertinente.

Note that the vendor can use the Retrieve libraries API in order to get a full list of libraries, or use the Get library API to check a code of specific library.
Codice Fondo(i) Il fondo da cui verrà effettuato il pagamento. Note that the vendor can use the Retrieve funds API.

Considerazioni sul Modello di Accesso

When the New Order API runs, Alma uses the vendor identifier number, or the ISBN/ISSN, to match the incoming order to an existing portfolio in an electronic collection. Questa funzionalità è attualmente disponibile per OASIS e GOBI.

  • Se viene trovata una corrispondenza, la Linea d'ordine (POL) viene associata al portafoglio. The access model description, as defined in the Access Model table, is then added to the Public Access Model field (within the Acquisition tab of the Portfolio Editor) for display in Primo.
  • Se non viene trovata una corrispondenza, la Community Zone viene cercata all'interno della collezione Community Zone pertinente, utilizzando il codice della collezione del Fornitore accesso, che viene trasferito in Alma come parte delle informazioni sull'Ordine. Una volta trovata una corrispondenza nella Community Zone, il portfolio viene attivato nell'istituzione collegata alla Community Zone. The access model is stored in the Access Model field of the PO line for electronic orders, and within the portfolio's Public Access Model field for display in Primo.

Portfolios that are activated from the Community Zone as a result of orders coming into Alma from OASIS/GOBI via API enter Alma as not'Available'. For the portfolio to appear in the discovery system, the institution must make the portfolio available (once it was made available on the vendor side).

If your institution would like orders coming from OASIS/GOBI via API to create all resources that are matched to Alma Community Zone as 'Available', set the acq_activate_portfolio_from_API  parameter (Configuration menu > Acquisitions > Other settings) to 'true'. If the parameter was set to true and the resource did not have a Community Zone match, a local portfolio will be created. This local portfolio will not be set as "Available" (an Electronic Activation Task List will be created) because local, non CZ-linked portfolios, have no URL information. See more information in January release notes and Configuring Other Settings (Acquisitions) page.

Note that the portfolio's Public Access Model description will only be presented in the discovery system if the Enable Display of AccessModel checkbox is selected on the Other Settings page (Configuration > Fulfillment > Discovery Interface Display Logic > Other Settings). See Configuring Other Settings.

In case a PO line of type 'License Upgrade' was added to the portfolio as an additional PO line, the Public Access Model field on the portfolio displays the access model associated with the license-upgrade order.

Informazioni aggiuntive

Per ulteriori informazioni, vedere di seguito:

Liste Fornitori

Per una lista dei fornitori partecipanti, vedere di seguito.

  • If you would like a vendor to enable this feature, or if you are a vendor who would like to enable this feature, contact VendorIntegration@exlibrisgroup.com.

  • Per default, le collezioni elettroniche CZ vengono utilizzate come specificato di seguito. If you want to use a local electronic collection from the vendors below, or from other vendors, you can open a support case and specify the local collection ID that you would like to use.

Lista fornitori OASIS

La Lista dei Fornitori attualmente supportati per gli Ordini provenienti da OASIS è:

Nome fornitore Nome collezione ID Collezioni
Collezione Bloomsbury Bloomsbury Collezioni Tutti i Titoli 614950000000000416
Brill Online Brill Online Monografie 613170000000000148
Cairn Ebooks CAIRN eBooks Generale 613170000000000198
Università di Cambridge Cambridge Core tutti i libri 613.820.000.000.000.020
De Gruyter  De Gruyter eBooks Complete 611000000000002268
Ebsco Ebook EBSCOhost 61111000211069000
ELSEVIER Monografie Elsevier ScienceDirect Complete 613.840.000.000.000.009
Gale GVRL Gale eBooks 611000000000000731
IGI Global Online  IGI Global InfoSci-Monografie 611000000000002255
John Benjamins Monografie di John Benjamins 613820000000000062
JSTOR Libri JSTOR 613170000000000272
Karger Collezione di eBook Karger 613810000000000333
Manchester University Press Manchester Hive 615490000000000250
Edizioni Accademiche di Oxford Online Edizioni Accademiche di Oxford Online 613840000000000106
Project MUSE Progetto MUSE - EBA All Single Titolo collezione 615410000000000517
PROQUEST_EBOOK_CENTRAL((In costruzione) EBook Central Perpetual e Titoli DDA 614.330.000.000.000.002
Rittenhouse R2 R2 Biblioteca digitale PDA Titolo Scopribile 614900000000001202
Sage SAGE Knowledge A-Z (Tutti i Titoli) 613790000000000598
Taylor & Francis Taylor & Francis eBooks Complete 611.000.000.000.000.660
Biblioteca online Wiley (eBooks) Biblioteca online Wiley Libri online 611000000000000499
World Scientific Publishing eBook scientifici World 612.490.000.000.000.003

GOBI fornitore lista

Electronic collections should be activated in the Institution Zone before the API can push and link portfolios to the CZ.

The list of vendors currently supported for orders originating from GOBI is:

GOBI Fornitore lista
Nome fornitore Nome collezione ID Collezioni
Al Manhal Collezione di eBook Al Manhal 614910000000001498
Bloomsbury Bloomsbury Collezioni Tutti i Titoli 614950000000000416
Brill Online Brill Online Monografie 613170000000000148
Cairn CAIRN eBooks Generale 613170000000000198
Cambridge University Press Cambridge Core Tutti i Libri 613.820.000.000.000.020
De Gruyter de Gruyter eBooks Complete 611000000000002268
Digitalia Hispanica Digitalia Digitalia Hispanica 613840000000000287
Duke University Press e-Duke Tutte le Monografie 615410000000000518
EBSCOhost Ebook EBSCOhost 61111000211069000
Edward Elgar Books Edward Elgar Books 613170000000000299
Elsevier ScienceDirect Monografie Elsevier ScienceDirect Complete 613.840.000.000.000.009
Gale GVRL Gale eBooks 611000000000000731
IGI Global Online  IGI Global InfoSci-Monografie 611000000000002255
John Benjamins Monografie di John Benjamins 613820000000000062
JSTOR Libri JSTOR 613170000000000272
Karger Collezione di eBook Karger 613810000000000333
Manchester University Press Manchester Hive 615490000000000250
Project MUSE Progetto MUSE - EBA All Single Titolo collezione 615410000000000517
Oxford Bibliographies Online Oxford University Press Bibliografie Oxford 613170000000000296
Oxford Clinical Psychology Online Oxford University Press Oxford Psicologia Clinica 613790000000001102
Manuali Oxford Online Manuali Oxford online completi 611000000000002626
Medicina Oxford Online  Oxford Medicina Online 613410000000000010
Edizioni Accademiche di Oxford Online Edizioni Accademiche di Oxford Online 613840000000000106
Oxford Reference Online Biblioteca di riferimento Oxford 613170000000000188
ProQuest Ebook Central EBook Central Perpetual e Titoli DDA 614.330.000.000.000.002
Rittenhouse R2 Digital Library Rittenhouse Book Distributors, Inc. R2 Biblioteca digitale PDA Titolo Scopribile 614900000000001202
Contenuti online SAGE SAGE Knowledge A-Z (Tutti i Titoli) 613790000000000598
SpringerLink SpringerLink Monografie Complete 611.000.000.000.001.381
Taylor & Francis eBooks Taylor & Francis eBooks Complete 611.000.000.000.000.660
Borsa di studio della University Press Borsa di studio University Press online completata 613450000000000059
Biblioteca online Wiley (eBooks) Biblioteca online Wiley Libri online 611000000000000499
Wolters Kluwer Acquisto Books@Ovid 612430000000000018
World Scientific eBook scientifici World 612.490.000.000.000.003

Real-Time Ordering for ATO, STL, and EBA Purchase Models

Modello di acquisto Descrizione
Accesso a proprio (ATO)

ATO is a unique usage-based acquisition model for eBooks, where all spending contributes towards ownership, thus allowing customers to control the budget while potentially providing access to a wider pool of titles.

Questo modello è rilevante per le biblioteche che:

  • Want to use usage-based (evidence-based or DDA) purchasing
  • Desiderano contenuti di qualità sia di prima che di seconda lista nelle loro collezioni di biblioteca
  • Preferire spendere i fondi della collezione per la proprietà piuttosto che per l'accesso

This model is available via ProQuest's Ebook Central platform.
Prestito a breve termine (STL)
  • STL allows Extended Access coverage
    • Librarians can enable Extended Access so that when books owned with the 1-user or 3-user access model are already fully in use, or a book owned with the NL (Non-linear Lending) access model has no more days-of-use available for the year, a patron's sufficient use of the book will initiate an STL, auto-upgrade, or auto-purchase of the book for the patron.
  • STL on a DDA-discoverable book
    • Le monografie DDA rilevabili sono monografie non di proprietà che i bibliotecari hanno reso visibili agli utenti. Quando un utente utilizza sufficientemente una monografia rilevabile in DDA, si attiva un STL o l'acquisto automatico della monografia.

Acquisizione basata sull'evidenza (EBA)

Come funziona l'EBA, in 4 passaggi

  1. La biblioteca deposita un Credito EBA (ad esempio 10.000 $) da utilizzare per futuri acquisti di eBook.
  2. La biblioteca si abbona per un anno - SENZA COSTI - alla collezione Fornitore pertinente.
  3. In un momento concordato prima della scadenza dell'abbonamento, il Fornitore fornisce alla biblioteca le statistiche di utilizzo per la sua istituzione per tutti i Titoli della collezione e una Lista prezzi completa.
  4. La biblioteca poi utilizza il suo Credito EBA per acquistare gli eBook più utilizzati della collezione con accesso perpetuo.

STL/ATO and Alma

Alma riceve l'Ordine tramite API e lo associa alla risorsa pertinente. If an additional order is sent to Alma via API as part of the STL/ATO, the new order is associated with the existing resource as the "main order," while the initial order becomes an "additional order." Both the main and the additional orders have the resource associated with them. Sia l'Ordine principale che quello aggiuntivo hanno la risorsa associata a loro. La linea PO principale è la linea PO primaria e attiva, e tutti i suoi attributi rilevanti vengono trasmessi al portafoglio (modello di accesso).

Esempio: Questo caso d'uso descrive la catena di eventi quando gli ordini STL/ATO vengono inviati ad Alma:

  1. La biblioteca ha un programma DDA con ProQuest. As part of the DDA program, the electronic resource,AI-Powered IoT for COVID-19, is made available via ProQuest Ebook Central.
  2. ProQuest identifica l'accesso alla risorsa, che attiva un Ordine STL in tempo reale.
  3. ProQuest identifies an additional, second accessing of the resource, which triggers an additional STL real-time order.
  4. Entrambe le Linee d'ordine (POL) create come parte del processo STL sono associate alle Risorse (bibliografiche).
    STL_ATO_5.PNG
    La riga originale (prima) dell'ordine di acquisto è associata al portafoglio come Linea d'Ordine Aggiuntiva
    STL_ATO_6.PNG
    Anche la seconda linea PO è associata al portafoglio

EBA e Alma

EBA (Evidence Based Acquisition) is a purchasing model in which a onetime deposit is passed to the vendor at the beginning of the subscription period, but the actual payment takes place only at the end of the period. Di seguito sono elencati i passaggi suggeriti per gestire un acquisto EBA in Alma:

  1. Creare un fondo EBA dedicato per l'intero importo del deposito effettuato dalla biblioteca presso il fornitore (importo per la durata dell'abbonamento).
  2. Al termine del periodo, quando la biblioteca utilizza il suo Credito EBA per acquistare l'accesso perpetuo a portafogli selezionati, creare un Ordine (POL) associato alla collezione che conterrà i portafogli posseduti.

    The PO line will not be associated with all the relevant owned portfolios - only the collection.

  3. Facoltativo: aggiungere un allegato al POL con una lista dei portafogli acquistati al termine di questo periodo di abbonamento EBA.
  4. For the next subscription period with the same vendor, either create a new fund or add an additional allocation to the existing fund (rollover is another option when applicable), and repeat the previous steps.

L'EBA può essere gestito anche tramite Rialto. For additional information, see Working with Evidence Based Acquisition (EBA).