RapidILL Based Resource Sharing Workflow
Questa pagina fornisce informazioni su come lavorare con la condivisione delle risorse basata su RapidILL. For more information on resource sharing including locating items for resource sharing, working with resource sharing partners, managing borrowing and lending requests and contributing to the resource sharing directory, see Resource Sharing.
Per configurare l'integrazione tra Alma e il sistema RapidILL, è necessario avere il seguente ruolo:
- Gestore Partner ILL (Condivisione Risorse)
Questa pagina descrive le configurazioni necessarie per integrare RapidILL nel flusso dei Servizi interbibliotecari di Alma. Questo consente di eseguire tutte le attività del flusso sia dal lato dell'utente che dal lato della Biblioteca fornitrice all'interno di Alma. Le diverse opzioni di flusso per l'utente e la Biblioteca fornitrice sono descritte, mostrando come RapidILL sia integrato senza problemi nell'interfaccia di Alma.
For more information, watch RapidILL/Alma Integrated Workflow (5:00 min.).
Questo documento descrive le configurazioni richieste per Alma. È necessaria un'attivazione aggiuntiva in Rapid ILL. Contatta il supporto di Ex Libris Alma per questa attivazione.
Questa pagina contiene le seguenti sezioni:
Configuring Alma to be Integrated with RapidILL
Esegui i seguenti passaggi per integrare RapidILL con Alma.
- Configure RapidILL as a Resource Sharing Partner
- Configure a Rota Template with RapidILL as a Member
- Configure a Rota Assignment Rule
- Configure Required Settings to Activate Alma Integration
- Configure Other Settings
Configure RapidILL as a Resource Sharing Partner
You configure RapidILL as a resource sharing partner from the Resource Sharing Partner page (Fulfillment > Resource Sharing > Partners > Add a Partner).
It is recommended not to assign a workflow profile to Rapid ILL partners unless you want to allow patrons and/or staff to cancel requests, or if you want to be able to reactivate and resubmit a completed Rapid ILL request (for example, because of a bad scan). Se desidera abilitare queste azioni, assegni un profilo di flusso di lavoro di prestito al partner Rapid ILL.
- To allow cancelling by patrons from Primo, make sure the workflow profile has the “Cancelled by patron”” actions checked.
- To allow cancelling by staff from Alma, make sure the workflow profile has the “Cancelled by staff” action checked.
- To allow reactivating and resubmitting a completed request, make sure the workflow profile has the “Reactivate” action checked.
Per il Tipo di profilo e il Tipo Sistema, selezionare RapidILL. Fill out the other fields on this page as described at Resource Sharing Partners.
On the Parameters tab, for the Default Library Owner, select the library to be used when creating lending requests. Le Richieste di prestito in entrata ricevute da RapidILL vengono create nella Biblioteca dei Servizi Interbibliotecari che selezioni. Fill out the other fields on the Parameters tab as described at RapidILL Parameters.
Configure a Rota Template with RapidILL as a Member
Configure a Rota template from Fulfillment > Resource Sharing > Rota Templates > Add a Template.
Dalla scheda Membri del template, aggiungi RapidILL come membro del Template Rota.
For more information, see Configuring Rota Templates.
Configure a Rota Assignment Rule
Configura una Regole di assegnazione Rota per assegnare automaticamente qualsiasi Richiesta di prestito in uscita digitale al Template Rota RapidILL. You configure rota assignment rules from Configuration > Fulfillment > Resource Sharing > Rota Assignment Rules:
Selezioni Aggiungi una regola:
Aggiungi una Regole di assegnazione Rota per utilizzare il Template Rota RapidILL che hai creato quando il formato richiesto è digitale.
For more information, see Configuring Rota Assignment Rules.
Si consiglia che questa regola sia la prima nella lista delle regole di rotazione incarico.
Configure a Sending Borrowing Request Rule
Configure the Sending Borrowing Request Rule to automatically send the digital borrowing request to RapidILL. Configure the rota assignment rules from Configuration > Fulfillment > Resource Sharing > Sending Borrowing Request Rules:
La regola di invio della Richiesta di prestito in uscita viene Attivata solo se la biblioteca è configurata per la Localizza automatica. The Automatically activate locate profile option should be selected at the Resource Sharing Library configuration (General > Add a Library or Edit Library Information).
The Document Delivery Page
The document download page that Alma opens when the patron clicks on the email link uses your institution's CNAME (e.g. instituitonA.alma.exlibrisgroup.com) and not the classic link (e.g., ap01-.alma.exlibrisgroup.com/institution/01INSTITUTIONA_INST) link. Potrebbero essere necessari aggiornamenti da parte del Suo reparto IT se non ha autorizzato l'URL CNAME.
In addition, the document download page uses the logo that is defined in your General > Alma Logo and Color Scheme menu as the login page logo. Ad esempio:
Configure Required and Other Settings
Configure the following parameters located at Configuration > Fulfillment > General > Other Settings as follows:
| Parametro | Valore di default | Descrizione |
|---|---|---|
| rs_keep_rejected_request_active | Prestito | Mantieni attive le Richieste di prestito in uscita dei Servizi interbibliotecari rifiutate come Richiesta di prestito in uscita per mantenerle aperte se vengono rifiutate da RapidILL |
| numero massimo di visualizzazioni per la consegna dei documenti al richiedente | 2 | Il numero massimo di volte in cui i clienti possono accedere al link per l'accesso ai documenti RapidILL. |
| Consegna_documento_mutuatario_invio_automatico | Vero |
Questo parametro è obsoleto. Inizialmente, veniva utilizzato per configurare se l'email all'utente venisse inviata automaticamente quando un documento veniva ricevuto dal lato dell'utente. (See also Advanced Resource Sharing Configuration for Alma). |
| giorni di pulizia della consegna dei documenti | Predefinito:
Massimo: 90 |
Il numero di giorni dopo i quali il file digitale viene eliminato. |
RapidILL Workflow
- L'utente sottomette una Richiesta di prestito in uscita dei Servizi interbibliotecari ad Alma tramite Primo.
- Le informazioni sulla richiesta di prestito ILL in uscita vengono visualizzate in Alma.
- La richiesta è stata inviata al partner di condivisione risorse RapidILL.
- Se il Template Rota, le Regole di assegnazione Rota e la regola di invio della Richiesta di prestito in uscita sono configurati secondo le istruzioni di cui sopra, ciò avverrà automaticamente. Se no, questa operazione può essere eseguita anche manualmente.
- La Biblioteca prestante riceve la richiesta da RapidILL. Le informazioni sulla richiesta di prestito appaiono in Alma.
- La Biblioteca fornitrice produce il file richiesto.
- From the row actions menu, the lender uses selects Ship Digitally to upload a file to send to RapidILL.
- Carica solo file PDF per evadere le Richieste di prestito in entrata RapidILL.
- Non usi l'opzione URL del file esterno poiché non funziona con RapidILL.
- Il file viene consegnato a RapidILL, che lo elabora e lo invia alla biblioteca richiedente.
- La biblioteca in prestito riceve il file elaborato.
- Secondo le configurazioni delle comunicazioni Alma descritte sopra, un'email può essere inviata automaticamente all'utente con un link al loro file. Una comunicazione può anche essere inviata manualmente tramite l'azione Invia file all'utente .
- Cancel partner – The request to the RapidILL lender is cancelled and the request is sent to the next lender (This action should be used infrequently.)
- Resubmit – Resubmit a borrowing request:
- Quando una richiesta viene rifiutata da un prestatore e il mutuatario deve correggere la richiesta e ripresentarla
- Quando una risorsa è stata ricevuta non secondo le specifiche richieste
- View local resource – Turns the borrowing request to a hold\digitization request
The Request is Submitted and Sent to RapidILL
Dopo che l'utente ha sottomesso una richiesta di Servizi interbibliotecari, la richiesta viene inviata a RapidILL secondo i Template Rota e le regole di Incarico. Le informazioni sulla richiesta appaiono in Alma. Puoi fare in modo che la richiesta venga inviata automaticamente alla Biblioteca fornitrice oppure puoi farlo manualmente selezionando Invia per la richiesta.
Il partner è elencato come Rapid ILL, l'ID esterno è l'ID RapidILL e compare il nome della biblioteca prestante a cui viene inviata la richiesta RapidILL.
Se la copia richiesta non viene trovata da RapidILL nella biblioteca prestante:
- Il partner Rapid riceve lo stato di Rifiutato.
- La rota Alma passa al partner successivo.
- La nota Impossibile trovare la Rivista corrispondente viene aggiunta alla richiesta.
- Se questo è l'unico partner nel Rota, lo stato della richiesta è determinato dal parametro keep_rejected_request . (See Configure Other Settings.)
If Rapid rejects the request because of local holdings, then the request is assigned the Local Holding status. Ciò consente di identificare facilmente i tentativi di invio automatico a Rapid che sono stati respinti a causa delle disponibilità locali. The Override local holding action allows you to override the Rapid rejection. When using the manual Send action to send a request to Rapid, the operator is notified by Alma if Rapid found a local match for the request. All'operatore viene quindi data l'opzione di eseguire l'override di questa impostazione.
The Request is Received by the Lender
La richiesta è ricevuta dalla Biblioteca prestante.
L'ID esterno è lo stesso ID RapidILL come nella Richiesta di prestito in uscita. Il partner è un partner di tipo Rapid ILL e la biblioteca richiedente è quella che ha effettuato la richiesta di condivisione delle risorse.
The Lending Library Downloads the File and Sends it to the Borrower
La Biblioteca prestante può vista il file richiesto. Scarica il file dal link Gestisci opzioni di servizi e lo invia all'utente selezionando l'opzione Invia digitalmente. Lo stato della richiesta è stato modificato in Spedito digitalmente. Per garantire che le richieste vengano chiuse automaticamente dopo la spedizione digitale, verifica che In attesa di ricevere digitalmente sia disattivato nel tuo profilo del flusso di lavoro. Il file va a RapidILL, che poi lo invia ad Alma. For more information, see Managing Resource Sharing Lending Requests.
L'opzione di inviare l'URL quando si spedisce una richiesta tramite RapidILL non è supportata.
Per la biblioteca prestante sono disponibili anche le seguenti opzioni aggiuntive:
- Rifiuta (non compilato in Rapid) – invia uno stato non compilato a RapidILL e inoltra la richiesta a un altro prestatore. Non è necessario fornire una motivazione.
- Cattiva citazione – selezioni questa opzione se c'è un problema con la richiesta del mutuatario. La richiesta è impostata come rifiutata e viene rispedita al richiedente per essere corretta e reinviata. La Biblioteca prestante può aggiungere una nota che spiega il motivo del rifiuto della richiesta.Una volta risolto il problema, non è detto che riceverà nuovamente questa richiesta. Potrebbe essere trasferito a un altro prestatore.
The File is Delivered to the Patron
Puoi configurare Alma in modo che invii automaticamente un'email con un collegamento al cliente oppure puoi farlo manualmente in base al parametro borrower_document_delivery_send_automatically. (See Configure Other Settings.)
Alma sends the Document Delivery Notification Letter to the patron. Refer to the zip file on the Developers Network blog for an example of the letter.
To View a Letter Example:
-
Navigate to Configuration > General > Letters > Letters Configuration.
-
Search for Document Delivery Notification Letter and then select the letter name.
-
Select Letter Examples.
-
Seleziona Carica lettera di esempio (XML).
Automatic Delivery
Se Alma è configurato per consegnare automaticamente il file richiesto, lo stato della richiesta in Alma dal lato dell'utente è impostato su Richiesta Completata. If the lender filled shipping terms of use (see Delivering Digitized Items Using the Document Delivery Page), then the digital resource is not automatically forwarded and the request remains in the Shipped Digitally status, waiting for manual processing.
L'utente riceve un'email con un link al file richiesto. La lettera è la Lettera di Notifica di Document Delivery Digitalizzato di Alma, che deve essere attivata.
La comunicazione predefinita include collegamenti a tutti i possibili metodi di autenticazione di Alma: locale/LDAP, SAML o CAS. I collegamenti non richiedono ulteriori configurazioni, ma è possibile rimuovere i metodi di autenticazione non pertinenti alla propria biblioteca e modificare il testo della comunicazione. For more information, see Configuring Alma Letters.
Selezionando un link di autenticazione viene visualizzata una pagina di autenticazione. Dopo l'autenticazione, il file richiesto viene visualizzato con una copertina di RapidILL che viene aggiunta automaticamente.
Anche con l'accesso automatico, il personale può visualizzare il file e inviarlo nuovamente all'utente.
Manual Delivery
Se Alma è configurato per consegnare manualmente il file richiesto all'utente, lo stato della richiesta in Alma è impostato su Invia digitalmente.
È possibile selezionare l'opzione Mostra file per rivedere il file.
Seleziona Invia file all'utente per inviare il file all'utente. The patron receives the email as described in Automatic Delivery.
Additional Borrower Actions
Di seguito vengono descritte ulteriori azioni da parte del mutuatario che esulano dal flusso di lavoro standard. (For more information, see Managing Resource Sharing Borrowing Requests):
- La richiesta è respinta dal prestatore – Se Rapid trova un altro prestatore, la richiesta rimane con il partner RapidILL e il campo Biblioteca prestante viene aggiornato con la nuova Biblioteca prestante. Se RapidILL non trova un altro prestatore potenziale, Alma invia la Richiesta di prestito in uscita al partner successivo nella rota.
-
Il prestatore restituisce la richiesta con l'indicazione di Cattiva citazione – Lo stato della richiesta cambia in Cattiva citazione. Per i commenti del prestatore, vedere la tab della richiesta. Il mutuatario può correggere la richiesta e selezionare Reinvia per reinviare la richiesta nel flusso RapidILL e ricevere un nuovo ID esterno (Rapid ILL).
The request's metadata must be updated before resubmitting the request.
-
Annulla partner – se non si riceve alcuna risposta a una Richiesta di prestito in uscita, il mutuatario può annullare il partner (prestatore) e passare al prestatore successivo nella rotazione.
Per default, le richieste che non sono soddisfatte vengono trasferite a un altro prestatore da RapidILL, quindi questa azione dovrebbe essere usata raramente.
- Resubmit – If there are issues with the document you receive (i.e. blurry scan or missing pages), you can Resubmit the request back into RapidILL after it was filled. La richiesta non verrà necessariamente reinviata allo stesso prestatore.
- Risorse (bibliografiche) locale – Quando una richiesta viene inviata a RapidILL, verifica se la copia richiesta esiste nelle tue holdings locali. Se la copia è disponibile localmente, RapidILL Rifiuta la richiesta. Ci sono due opzioni:
- Selezionare l'opzione Vista Risorse locale e modificare la richiesta in una richiesta di digitalizzazione.
- Se tuttavia desidera soddisfare la richiesta in RapidILL, ad esempio perché la copia manca dallo scaffale o perché l'aggiornamento delle partecipazioni RapidILL non è ancora stato eseguito, acceda a RapidILL e selezioni l'opzione Ignora partecipazione locale.
The Request Form
Rapid impone il seguente campo quando si riceve una richiesta tramite Alma:
- Per gli articoli di Rivista:
- È necessario fornire un ISSN o un numero OCLC.
- È necessario fornire un anno o un volume.
- Per le richieste di capitoli di libri:
- È necessario fornire l'ISBN o il numero OCLC.
- È necessario fornire il capitolo Titolo o le pagine.
It is recommended to configure the Primo request forms to mandate these fields, see Customizing Primo Resource Sharing Forms.
Also note that for article requests, either start/end or pages to photocopy can be used.
