Configuring Digital Adoption

Overview

Ex Libris is deploying Pendo, a digital adoption tool, across Alma and other components of our higher-education back-office suite.

• Pendo è uno strumento di adozione digitale utilizzato dalle aziende di software SaaS (Software as a Service) per identificare le tendenze di utilizzo e fornire all'utente un'esperienza ottimizzata. Fornisce informazioni sulle tendenze degli Utenti e analisi comportamentali per contribuire a migliorare l'esperienza degli Utenti.
• L'implementazione dell'adozione digitale sulla piattaforma HEP (Higher Education Platform) è stata progettata con i nostri partner commerciali per garantire che nessun dato personale venga trasmesso a Pendo.
• Nell'ambito del nostro costante impegno per migliorare l'esperienza utente, l'Adozione Digitale ci aiuta a identificare flussi di lavoro complessi in cui gli utenti potrebbero avere difficoltà. Questo ci fornisce gli input necessari per migliorare o semplificare questi flussi di lavoro. In futuro, aggiungeremo un nuovo walkthrough, che fornisce indicazioni in-app. In futuro, potrebbero esserci funzionalità aggiuntive come l'assistenza in-app, il messaggio, il feedback dell'Utente e altro ancora.
• Pendo opera in base alla policy del loro paese e della loro istituzione.
  • The Digital Adoption configuration is turned ON (see Activating/De-activating Digital Adoption).
  • The user accepted functional cookies.

L'Utente ha accettato i cookie funzionali e di targeting.

For more information about Pendo, see the FAQ.

For more information about data collection, data privacy, and the anonymization process, check Pendo for Ex Libris - Higher Education Platform (HEP).

Activating/De-activating Digital Adoption

Administrators can activate or de-activate the digital adoption tool at their institution.

1. Access the Digital Adoption page in Alma (Configuration Menu > General > General Configuration > Digital Adoption).
2. Slide the Active button to the right until it appears in blue ().
3. To de-activate digital adoption, slide the Active button to the left until it appears greyed out/disabled ().

Pendo for Ex Libris - Higher Education Platform (HEP)

Purpose

Questa sezione descrive il flusso di dati e il processo di anonimizzazione dei dati degli utenti tra i server HEP e Pendo. Pendo è uno strumento di adozione digitale di terze parti che Abilita l'utilizzo di Report e statistiche, l'assistenza in-app e la messaggistica, e offre un portale di feedback.

L'implementazione di Pendo sull'HEP è stata progettata con i nostri partner commerciali per garantire che nessun dato personale venga trasmesso a Pendo. Questo documento fornisce spiegazioni sui dati che vengono raccolti e su dove sono archiviati.

Data Collection by Pendo

Tutti i visitatori dell'HEP avranno un nuovo ID univoco generato casualmente nel server e nell'interfaccia di Pendo, che non sarà correlato all'ID Utente originale dell'HEP. Di conseguenza, non ci sarà modo di collegare le informazioni in Pendo ai dati utente in HEP.

La decisione di implementare un ID visitatore univoco con questo metodo è stata una scelta consapevole presa dai team di prodotto e operazioni di Ex Libris. L'implementazione di questo ID univoco del visitatore generato casualmente presenta diversi vantaggi, tra cui:

1. Si tratta di un ID univoco, generato casualmente, che viene conservato solo in Pendo. L'ID visitatore generato non viene trasmesso a un server HEP e non può essere trovato al di fuori dei server Pendo. Questa configurazione garantisce una chiara separazione dai dati del server HEP e una maggiore anonimizzazione.
2. Lo staff utente mantiene lo stesso ID univoco del visitatore generato casualmente fino a quando non cancella la cache/i cookie o se non vi è attività per 100 giorni. Questa continuazione consente al team HEP di comprendere l'utilizzo a livello aggregato. Ad esempio, il team può confrontare l'utilizzo di un utente esperto rispetto a quello di un utente nuovo o occasionale. Questa conoscenza comparativa consente ai team di sviluppare risorse migliori e di soddisfare le esigenze di un numero maggiore di utenti in modo più efficiente, permettendo ai team di fornire le informazioni più rilevanti al personale utente dove e quando ne hanno bisogno.

Metadata Capture and Flow

Quando Pendo è installato, ci sono due livelli di collezione dati che fanno parte dell'implementazione tecnica: metadati dei visitatori e metadati degli account. I metadati dei visitatori riflettono i dati di un singolo utente staff. I metadati dell'account riflettono i dati di un gruppo combinato di utenti, solitamente collegati da un account e, nel caso di Ex Libris HEP, da un'istituzione.

I metadati descritti nella tabella sottostante vengono raccolti automaticamente se l'utente staff (visitatore) accetta i cookie funzionali e Pendo si inizializza sul loro browser. La raccolta di questi metadati dipende anche dalle impostazioni del browser; ad esempio, se il visitatore ha installato degli adblocker, ciò potrebbe influire sull'inizializzazione di Pendo.

Once Pendo has initialized, the metadata is collected and stored on Pendo's EU servers. I dipendenti interni di Clarivate, i collaboratori esterni e il personale di supporto approvato da Pendo possono quindi accedere ai dati dall'interfaccia UI di Pendo. A causa della configurazione dei metadati di Pendo, i dati raccolti sono a livello aggregato, il che impedisce all'Utente Clarivate che accede dall'interfaccia UI di Pendo di identificare i dati di utilizzo attribuiti a un Utente identificabile.

I dati di utilizzo raccolti da Pendo riguardano l'uso di pagine e funzionalità a livello aggregato. Ciò significa che Clarivate, tramite Pendo, sta raccogliendo le viste di pagina e i clic sulle funzionalità in tutto l'HEP con l'obiettivo di valutare come costruire una piattaforma più facile da usare e più intuitiva. Il personale di Clarivate, gli appaltatori e il personale di supporto approvato di Pendo non vedrà quali Ricerche sono state eseguite o quali documenti specifici gli Utenti visualizzano, ma sarà in grado di vedere l'utilizzo della pagina dei risultati o della vista dei documenti a livello aggregato.

Data Storage Locations

All installations related to the HEP will take place on Pendo's EU servers. Nessun dato raccolto da Pendo, né a livello di metadati né a livello di utilizzo, sarà archiviato al di fuori dell'UE da Pendo.

Di seguito è riportata una lista dei metadati che Ex Libris raccoglierà tramite Pendo

Parametro	Metadati visitatore	Metadati dell'account
ID	ID visitatore – sequenza alfanumerica casuale, univoca generata da Pendo	ID account - Pendo Riceverà l'ID dell'istituzione come ID account per default. Nel caso di un'istituzione con un numero ridotto di utenti, verrà popolato con un ID account fisso.
Prima visita
Ultima visita
Numero di giorni di attività
Numero di eventi
Tempo sul sito

Additional Account Params:

• Geography - General location of the account: APAC, EMEA, NA, SA
• Number of visitors
• Size of account - Large, medium or small accounts based on number of users
• Usage trending
• Network Member - Indicates whether the institution is a member or not
• Live - Indicates whether the institution is live or not

Additional Visitor Params:

• Most recent browser name and version
• Most recent operating system
• Most recent server name
• Usage trending
• Browser language
• User interface language
• Roles —Per domain for example acquisitions, fulfillment, etc.

FAQ - Pendo on the Ex Libris Higher Education Platform (HEP)

1. What is Pendo?
   • Pendo è uno strumento di adozione digitale utilizzato dalle aziende di software SaaS (Software as a Service) per identificare le tendenze di utilizzo e fornire all'utente un'esperienza software ottimizzata. Pendo provides information on user trends and behavioral analytics to help improve the user experience. It supports in-application help and messaging for optimizing the user's engagement with the application and a feedback portal for users to provide suggestions for improving the software.
2. Why has Ex Libris decided to implement Pendo?
   • Come parte del nostro continuo impegno per migliorare l'esperienza utente, Pendo ci aiuterà a identificare i flussi di lavoro complessi in cui gli utenti potrebbero incontrare difficoltà. Questo ci fornirà l'input necessario per migliorare o semplificare questi flussi, oltre a offrire una piattaforma che può supportare la fornitura di Servizi aggiuntivi in futuro, come l'assistenza in-app, il messaggio e altro ancora.
3. Does Pendo process personal information?
   • Pendo non tratta informazioni personali. Le informazioni relative all'utilizzo del prodotto sono anonimizzate.
4. What does anonymization mean?
   • L'anonimizzazione ha l'obiettivo di eliminare completamente qualsiasi possibilità di identificare gli individui da un dataset. You can find detailed information in Pendo for Ex Libris - Higher Education Platform (HEP).
5. Where is Pendo data usage stored?
   • The data is stored on Pendo's EU (European Union) servers.
6. Will an Institution or a staff user be able to opt out of Pendo?
   • Each institution can decide if they will allow their staff to use or not use Pendo by setting the right value for “Digital Adoption” (Configuration Menu > General > Digital Adoption).
   • If a library has enabled Pendo, users will still be able to opt out on an individual basis by declining functional cookies (User icon > Cookie Settings) - see Cookies and Cookie Policy for more information. Nota che la policy sui cookie può cambiare in base alla Localizzazione di biblioteca. See also the Show what's new option in the User Menu.
7. If a library, or an individual user decides to opt out of Pendo – what will they be missing?
   • Se Lei, come individuo o la Sua biblioteca, decide di non partecipare a Pendo, non potrà utilizzare alcun servizio basato su Pendo. Attualmente, queste sono procedure dettagliate sul flusso di lavoro, che non saranno disponibili se si sceglie di rinunciare. In futuro, questo potrebbe includere la fornitura di feedback tramite il portale di feedback.
8. Is the digital adoption in-app information translated?
   • The Pendo in-app feature promotions provide another way, in addition to the Release Notes and ongoing documentation, to become familiar with new features. Attualmente sono disponibili solo in inglese.