Requests in Alma
Questa pagina descrive la richiesta in Alma, inclusi i diversi tipi di richiesta, le pagine in Alma da cui è possibile accedere alla richiesta, la coda delle richieste, la condivisione delle risorse e i lavori di richiesta. For the requests workflow starting from the different ways a request can enter into the Alma system through to scanning and final processing, see Resource Requests Workflow.
For information on how operators can create requests in the institution (physical, electronic, work order requests, digitization requests, etc.), see Creating a Request from the Institution.
For links to all the main fulfillment documentation pages see Fulfillment.
Una richiesta di risorse (o semplicemente "richiesta") serve per l'acquisizione, la manipolazione, lo spostamento o l'elaborazione dell'inventario. Requests are entered into Alma before they are fulfilled: an active request is one that was entered into Alma and is at some stage of processing; a completed or expired request is no longer in process. Una richiesta inattiva è una richiesta per la quale non sono disponibili copie per l'elaborazione, sebbene sia ancora nella coda.
Sia le richieste rifiutate attive che quelle inattive compaiono nel report, sebbene le richieste inattive non possano essere recuperate nell'interfaccia UI di Alma. For more information, see Filtering Results Using the Active Request Flag.
La richiesta può essere inserita dagli utenti tramite un sistema Servizi, come Primo. La richiesta può anche essere inserita manualmente in Alma dai bibliotecari o generata internamente da Alma. Many requests create a workflow process and/or a task in the Tasks list (see Tasks in the Tasks List).
Tipi di richiesta
Alma gestisce molti tipi di richieste. Alcune tipologie di richiesta descritte di seguito potrebbero non essere disponibili presso la Sua istituzione, mentre altre (work order) potrebbero essere definite dal Suo amministratore. Nella tabella seguente sono descritte tutte le tipologie di richiesta che potreste incontrare nel corso della gestione dei Servizi.
| Tipo di richiesta | Descrizione |
|---|---|
| Servizi Tecnici di Acquisizione | Una richiesta di work order per eseguire un servizio tecnico, ad esempio, copiare il Modulo di catalogazione. |
| Booking | Una richiesta da parte di un utente di riservare una risorsa (come una stanza o un libro che non può essere preso in prestito) per un periodo di tempo specifico. |
| Prestito | Una richiesta di condivisione delle risorse inoltrata da un utente locale e soddisfatta da un'altra istituzione. Implementato come richiesta ILL di prestito in uscita. |
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Digitalizzazone |
Una work order richiesta per copie digitali di una risorsa fisica o elettronica. Questa operazione viene solitamente utilizzata per realizzare una copia di un capitolo di un libro o di un articolo per un utente o un gruppo di studenti e potrebbe richiedere l'autorizzazione dei diritti d'autore. Le tipologie di richiesta di digitalizzazione sono:
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| Blocco generale | Un utente richiede di prenotare una risorsa per il ritiro presso una determinata localizzazione di biblioteca (per record bibliografico con possedimenti ma senza copia). |
| Prestito | A resource sharing request placed by another institution's patron and fulfilled by the local institution. Implementato come richiesta ILL in entrata. |
| Biblioteca | Qualsiasi richiesta interna, tipicamente generata da un'altra richiesta. Ad esempio, una Richiesta di prestito in uscita potrebbe generare una richiesta di spostamento, che è un tipo di richiesta di biblioteca. |
| Acquista | Una richiesta di acquisire un titolo fisico o una licenza per un titolo elettronico. See Purchase Requests. |
| Resource | Un termine generico per qualsiasi richiesta di condivisione di Servizi o risorse. Potrebbe trattarsi di una copia che può essere presa in prestito, come un libro, di una richiesta di servizi tecnici per rilegare una copia o di una richiesta per prenotare una stanza o un'attrezzatura. |
| Condivisione risorse | Una richiesta di un mecenate in un'istituzione soddisfatta da un'altra istituzione, in contrapposizione a una richiesta di servizi. |
| Ripristina | Una richiesta di spostamento per restituire una copia da una localizzazione di biblioteca temporanea alla sua localizzazione di biblioteca permanente. |
| Invia | Su richiesta, inviare una copia, sia fisicamente che digitalmente (via email). |
| transito per la ricollocazione | Una richiesta di ripristino per una copia che è stata restituita dopo una richiesta di prestito. |
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ordine di lavoro |
Una richiesta per eseguire un'azione su una copia fisica, come digitalizzare o rilegare (fissare) la copia. Un work order invia una copia al work order reparto dell'ordine di lavoro che può gestirlo, il quale poi lo restituisce alla sua localizzazione di biblioteca una volta completato. Gli ordini di lavoro sono definiti nella pagina Tipi di ordini di lavoro. Un work order può attraversare diverse fasi; in ogni fase, il work order ha uno stato, chiamato tipo di processo. Ad esempio, una richiesta di rilegatura può avere il tipo di processo Inviato alla rilegatura, Preparazione rilegatura, In lavorazione e così via. Process types are defined on the Work Order Type Statuses page; see Configuring Work Order Type Statuses. Also see Configuring Request Task Names. |
Richiesta di booking
Booking di una copia in Alma riserva risorse per un utente che devono essere utilizzate durante un intervallo di tempo specificato. Ad esempio, se un ricercatore ha individuato risorse importanti nel catalogo di una biblioteca e può essere presente in biblioteca solo in un orario specifico, può creare una Richiesta di booking per riservare tali risorse per quell'orario. Ciò garantisce diritti esclusivi sui materiali riservati mentre il ricercatore si trova fisicamente in biblioteca, sfruttando al massimo il suo limitato lasso di tempo.
Le risorse Booking possono essere utilizzate anche per copie ad alta richiesta con un numero limitato di esemplari. Ad esempio, le risorse spostate in un'area riservata a un corso possono essere configurate per essere richieste tramite Richiesta di booking, utilizzabili per un periodo di tempo stabilito prima che la copia debba essere restituita. For more information, see Booking.
For more information about Booking, see Booking Requests in the Alma Essentials Training Kit.
Pagine per la gestione della richiesta
You can search for many types of requests using the persistent search box that appears at the top of every page; see Searching in Alma.
For more information, see Move and Create Requests (3:17 min.).
Alma include diverse pagine che visualizzano o consentono di lavorare su richiesta, a seconda del Suo ruolo utente e del Suo reparto. To change your department, see Library/Desk Selector in The Persistent Menu. Many of the pages below can also be reached by selecting a task in the Task List; see Tasks in the Tasks List.
| Pagina | Path | Tipi di richiesta | Ruoli | Descrizione | Altre Informazioni |
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Scaffale prenotazioni attivo copia |
Fulfillment > Resource Requests > Active Hold Shelf Items |
Copia fisica |
Operatore richieste |
Dopo che una copia richiesta da un utente viene prelevata dagli scaffali, viene inviata allo scaffale di attesa del Banco di circolazione. Dal momento in cui la copia arriva allo scaffale prenotazioni fino a quando la richiesta viene ritirata, si considera che si trovi sullo scaffale prenotazioni attivo del Banco di circolazione. In questa pagina, è possibile:
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Lista Richieste di approvazione |
Fulfillment > Resource Requests > Approve Digitization Requests |
Digitalizzazone |
Operatore attività servizi Gestore attività Servizi |
Deve approvare o rifiutare la digitalizzazione quando le regole di digitalizzazione stabiliscono che è necessaria l'approvazione o quando è specificamente richiesta un'attività di approvazione del copyright, ad esempio per una citazione. In questa pagina, è possibile:
È possibile avere attività di approvazione aperte collegate a richieste completate e inattive. |
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Crea richiesta |
Diversi modi. Ad esempio: cerchi nell'Archivio e selezioni richiesta sotto una copia fisica o Titolo nei risultati. |
Booking Digitalizzazone Attesa Sposta Copia fisica |
Operatore attività servizi Gestore attività Servizi Banco di circolazione operatore/manager richiesta operatore |
È possibile creare una richiesta su una copia, tipicamente per conto di un utente o di un membro dello staff. In questa pagina, è possibile:
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Scadenza ... |
Fulfillment > Resource Requests > Expired Hold Shelf Items |
Copia fisica |
Operatore richieste |
Dopo che una copia richiesta da un utente viene prelevata dagli scaffali, viene inviata allo scaffale di attesa del Banco di circolazione. When an item's expiration date is reached, the item is listed as expired. Se non viene ritirato entro un tempo specificato, deve essere rimosso dallo scaffale di attesa e restituito alla sua localizzazione permanente in biblioteca. In questa pagina, è possibile:
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Managing Expired Hold Shelf Items |
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Copia in corso |
Fulfillment > Resource Requests > Manage In Process Items o Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items |
Servizi Tecnici di Acquisizione Rilegatura Digitalizzazone Copia fisica |
Operatore ricezione Operatore Ricezione Limitato ordine di lavoro operatore (digitalizzazione) |
Dopo aver ricevuto il materiale fisico, potrebbe essere necessario intervenire su di esso prima che possa essere reso disponibile alla biblioteca. Inoltre, una work order richiesta potrebbe richiedere di eseguire un lavoro sul materiale prima che possa essere effettuata un'altra richiesta su di esso. In questa pagina può elaborare nuovi materiali o ordini di lavoro. Questa pagina appare in modo diverso in un reparto di digitalizzazione e in qualsiasi altro reparto (come un reparto di servizi tecnici per le acquisizioni). In un reparto di digitalizzazione, in questa pagina, può:
In qualsiasi altro reparto, in questa pagina, può:
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Ritiro delle risorse richieste |
Fulfillment > Resource Requests > Pick From Shelf |
Copia fisica |
Operatore richieste |
Le copie fisiche vengono prelevate da uno scaffale nelle scaffalature (gli scaffali generali della biblioteca). Se richiesto da un utente, la copia viene trasferita sullo scaffale delle prenotazioni. In questa pagina, è possibile:
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Monitoraggio richiesta di risorse |
Fulfillment > Resource Requests > Monitor Requests & Item Processes Questa pagina appare anche quando effettua una ricerca dalla Barra di ricerca utilizzando richiesta come Tipo di ricerca. See Searching in Alma. |
Rilegatura Booking Digitalizzazone Blocco generale Sposta Copia fisica Invia Ripristina transito per la ricollocazione |
Operatore attività servizi Gestore attività Servizi Operatore richieste |
La maggior parte dei flussi richiesti appare su questa pagina di informazioni generali. In questa pagina, è possibile:
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Resource sharing richiesta di prestito in uscita |
Fulfillment > Resource Requests > Borrowing Requests |
Prestito |
Operatore attività servizi Gestore attività Servizi |
I clienti possono reperire risorse presso altre istituzioni e chiedere che vengano consegnate all'istituzione locale. Questo crea una Richiesta di prestito in uscita presso l'istituzione locale e una Richiesta di prestito presso l'istituzione partner. Per la copia fisica, la copia viene ricevuta dall'istituzione locale, ritirata e restituita dal cliente e (tipicamente) restituita all'istituzione partner. La copia elettronica può essere consegnata digitalmente o fisicamente dall'istituzione partner. In questa pagina, è possibile:
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Resource Sharing Lending richiesta lista delle attività |
Fulfillment > Resource Sharing > Lending Requests |
Prestito |
Operatore attività servizi Gestore attività Servizi |
Gli utenti di altre istituzioni possono reperire le risorse presso la vostra istituzione e chiedere che vengano consegnate all'altra istituzione (partner). Questo crea una Richiesta di prestito in uscita presso l'istituzione partner e una richiesta di prestito presso la Sua istituzione. Per la copia fisica, la copia viene prelevata dagli scaffali e inviata all'istituzione partner, quindi viene ricevuta dall'istituzione partner e (tipicamente) restituita agli scaffali. Electronic items can be sent digitally or physically. In questa pagina, è possibile:
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La richiesta di coda
Quando più richieste vengono inserite nella stessa copia, le richieste sono messe in coda. The list of requests can be viewed on the Request Queue page (Fulfillment > Resource Requests > Monitor Requests & Item Processes; select the Place in Queue value in one of the items).
La casella riassuntiva presenta il Titolo, l'attuale Localizzazione della biblioteca, il numero di collocazione e la richiesta massima che può essere attiva per la copia (che generalmente è pari al numero di copie del libro).
The following information and options appear for each request:
- Tipo di richiesta
- Destinazione - La localizzazione della biblioteca dove è prevista la copia a seguito di questa richiesta
- Attività corrente: il passaggio attuale del flusso di lavoro
- Priorità: la priorità della richiesta. See Request Priority.
- Codice a barre
- Tipo di Materiale
- Data richiesta - Per le richieste completate, la data della richiesta mostrerà la data in cui la richiesta è stata completata o annullata.
- Data di interesse fino a - Data di scadenza per questa richiesta
- Richiedente
- Descrizione
- Gruppo richiedente - Il gruppo Utente del richiedente
- Activate- Move this request to the top of the queue. Questa opzione appare solo se una copia non è in prestito e non si trova sullo scaffale prenotazioni. Selecting this option overrides the priority of the other requests in the queue and will move the request to the top of the queue and make it active (see Request Priority below). Questa opzione non è disponibile se la copia è in transito.
- Modifica - Modifica le informazioni della richiesta. Questa opzione consente anche di modificare la priorità della richiesta.
- nota - È possibile aggiungere una nota opzionale.
Request Priority
La priorità della richiesta per ogni copia nella coda determina quale richiesta nella coda sia attiva. Per default, le richieste di biblioteca, come le richieste di spostamento e le richieste di ordine di lavoro, hanno la priorità sulle richieste del patron, e le richieste del patron vengono soddisfatte nell'ordine in cui sono state create. L'impostazione della priorità influisce sulle richieste solo prima che l'elaborazione del loro flusso abbia inizio; una volta iniziata, l'elaborazione non viene interrotta anche se vengono aggiunte richieste con priorità più alta.
La priorità della richiesta che appare nella coda della richiesta proviene da uno dei due luoghi seguenti:
- For patron requests it comes from the request Terms of Use (the request priority policy). For more information, see Configuring Fulfillment Policies.
- Per biblioteca richiesta, si ricava dalla tabella delle Priorità Richiesta. For more information, see Configuring Physical Fulfillment.
Quando nella coda esistono due richieste con la stessa priorità, la prima creata sarà la prima a essere soddisfatta.
La gestione default della priorità delle richieste può essere modificata modificando la policy di priorità delle richieste dei TOU, che può cambiare le priorità di un gruppo. For information on this policy, see Configuring Fulfillment Policies.
Changing the Priorities of Individual Requests
To change the priorities of individual requests, you must have one of the following roles, and the Prioritize Requests Privilege must be activated for that role.
- richiesta operatore
- Servizi dell'operatore
- Gestore dei servizi
- Responsabile del banco di circolazione
- Operatore banco circolazione
- Banco di circolazione operatore
-
Banco di circolazione operatore - limitato
If the Prioritize Requests Privilege is not activated for a role, as required, contact Ex Libris support to activate it.
La coda di richiesta per una risorsa specifica può essere modificata, aumentando o diminuendo le priorità delle singole richieste nella coda. This can be done by editing the Manual Priority field of the request. Manually set priorities override those that are set automatically by the Request Priority fulfillment policy and by the terms of use. The type of request (Patron Physical Item Request, Work Order, etc.) and the level of the request (title, item, etc.) do not limit the manual setting of priorities. Se due richieste hanno la stessa priorità, viene data la precedenza a quella creata prima.
- If you do not have the required privileges, the Manual Priority field still appears for each request, but it is disabled, and the priorities are set according to the Request Priority fulfillment policy in the Terms of Use (TOU), which define policies for patrons (see Physical Fulfillment).
- In Alma non vengono registrate informazioni su chi e quando la priorità di una richiesta in coda è stata modificata, sia selezionando Attiva per una richiesta sia modificandone manualmente la priorità.
The following priority values can be selected for the Manual Priority field:
- Primo (livello di priorità 1)
- Dare priorità (livello di priorità 2)
- Massimo (livello di priorità 3)
- Alta (livello di priorità 4)
- Medio (livello di priorità 5)
- Basso (livello di priorità 6)
- Più basso (livello di priorità 7)
- Ultimo (livello di priorità 8)
The values are arranged in order of priority from highest to lowest, i.e.,First is the highest priority and Last is the lowest. For example, if there is an existing request with the priority of Prioritize, and another request's priority is changed to First, then the request with priority First will take precedence. (These values are not exactly the same as those used in the TOUs - see Request Priority under Adding Fulfillment Policies.) Note that using the Activate action for a request will always result in that request moving to the top of the queue and becoming active, regardless of the request priorities currently set for the other requests in the queue.
Watch the Change Order of a Title's Request Queue video (1:20 min.).
Resource Sharing Partners and Rotas
A partner is an institution, other than yours, that is willing to fulfill a resource sharing request or that may ask you to fulfill a resource sharing request. A rota is a list of partners that are queried to see if they can fulfill a particular resource sharing borrowing request. Una rotazione può essere ordinata, dove i partner sono ricerca in un ordine specifico o casuale. You can have multiple rotas, each defined by a rota template.
Quando si crea una Richiesta di prestito in uscita, è possibile assegnare manualmente uno o più partner alla richiesta, direttamente e/o utilizzando uno o più turni. A rota is also assigned automatically if it matches a rota assignment rule.
To configure partners, see Resource Sharing Partners. To configure rota templates, see Configuring Rota Templates. To configure rota assignment rules, see Configuring Rota Assignment Rules.
Resource Sharing richiesta with Multiple copia
La richiesta di condivisione delle risorse può essere soddisfatta da una o più copie. Quando sono state inviate più copie per una richiesta, verranno visualizzate più copie di riga nei seguenti luoghi:
- Patron Services - requests tab
- Resource Request Monitoring
- Active/Expired Hold Shelves
- Receiving/Shipping Items
Additionally, the Resource Sharing Task List indicates the existence of multiple items with a Multiple Barcodes link (see also Receiving or Shipping Multiple Items for a Single Request).
Al contrario, la funzione 'Primo My Account' nella lista delle richieste mostra solo una riga di copia per richiesta. Questo perché Primo visualizza solo la richiesta di condivisione delle risorse, indipendentemente da quante copie vengono inviate per soddisfare la richiesta, mentre Alma visualizza tutte le copie all'operatore che sono a scaffale o in transito.
Request Jobs
Alma fornisce diversi lavori che possono essere utilizzati per gestire le richieste in blocco. I lavori manuali possono essere utilizzati per creare o eliminare una richiesta su copia fisica o Titolo. Veda la pagina o la voce pertinente per visualizzare i dettagli e le informazioni di configurazione sui lavori pianificati.
Manual
- Cancel Physical Items Requests - Cancels open requests for physical items.
- Create Physical Item Move Requests - Initiates moving physical items to a new location.
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Create Physical Item Work Orders - Creates a work order request for physical items.
For more information, see Creating Physical Item Requests (3:36 min.).
- Cancel Physical Titles Requests - Cancels open requests for physical titles.
Scheduled
- Requests - Handle Expiration Step - Marks requested items as missing when requests in the pickup from shelf stage have passed their expiration date.
- Requests - Restore Temporary Shelved Items - Creates restore item requests on all temporarily shelved items whose due back date is the current day or earlier.
- Requests - Recalculate after Inventory Update - Recalculates requests after changes to the inventory are made.
- Requests - Send Report - Generates one letter per patron detailing all requests by status.
- Expired Resource Sharing Request - Checks for expired resource sharing requests.
- Items Requiring Special Action - Identifies items which may require some action, including items that have requests on them.
- Transfer Requests - Move all requests from a circulation desk to a different circulation desk in the same library.
